Dit artikel delen met je netwerk?
De kracht van de juiste woorden (en hoe je ze vindt)
De toon maakt de muziek en de juiste woorden versterken je boodschap. Maar hoe vind je de juiste woorden? Hoe formuleer je net even anders dan anders, met woorden die de lezer wél raken? Zeker als je AI gebruikt bij het schrijven bestaat het risico dat teksten allemaal hetzelfde gaan klinken. Hoeft niet!
In dit artikel ontdek je:
hoe je vage taal concreet en aansprekend maakt
hoe je indruk maakt met de zogeheten ‘menselijke maat’
hoe je positief klinkt zonder dat het overdreven of onnatuurlijk lijkt
hoe je met woordkeus expertise, klantvriendelijkheid of urgentie uitstraalt
hoe je voorkomt dat door AI je teksten generiek en inwisselbaar worden
Jouw zakelijke schrijfstijl blijvend verbeteren?
In een schrijfcursus van Zakelijk Schrijven ga je direct aan de slag met je eigen teksten. Professionele feedback leert jou snel wat er beter kan én hoe je dat echt voor elkaar krijgt.
Tip 1: vermijd vage woorden, maak het concreet
Veel zakelijke teksten bevatten abstracte woorden die weinig zeggen. De lezer blijft met vragen zitten. Hoeveel is veel? Wat bedoel je precies? Bovendien zorgen vage termen dat de lezer de informatie niet goed opslaat. Maak ze daarom concreet, zodat je boodschap echt blijft hangen.
Tip: Vervang vage begrippen door meetbare of beeldende details.
We boeken goede resultaten.
Deze formulering is te vaag. Hoe goed? Waaruit blijkt dat?
Ons nieuwe proces verhoogde de productiviteit met 23% in zes maanden.
Een concrete formulering trekt de aandacht en blijft wél hangen.
Er is een stijging in klanttevredenheid.
De klanttevredenheid steeg van 7,8 naar 8,4 in een jaar.
Dit project heeft veel impact gehad.
Dit project bespaarde bedrijven gemiddeld 4 uur per week aan administratie.
AI-tip:
Vraag AI om je tekst te scannen op vage woorden en concretere alternatieven te geven.
Prompt: ‘Welke woorden in deze tekst zijn te vaag? Geef concrete alternatieven.’
Tip 2: vertaal abstracte begrippen naar de menselijke maat
Cijfers en statistieken zijn waardevol, maar vaak te abstract om snel te bevatten. Met je woordkeus kun je grote getallen en abstracte begrippen tastbaar maken. Dat doe je door ze te vertalen naar de menselijke maat. Hoe verhoudt het abstracte begrip zich tot de belevingswereld van je lezer? Kun je het linken aan iets wat de lezer kent en wél voor zich kan zien?
Tip: beschrijf wat het abstracte begrip voor de lezer betekent.
Dit bedrijventerrein beslaat 120.000 vierkante meter.
Dit bedrijventerrein is zo groot als 18 voetbalvelden.
We bespaarden 2.000 ton CO₂.
We bespaarden 2.000 ton CO₂. Dat staat gelijk aan de jaarlijkse uitstoot van 850 huishoudens.
Het datacenter verbruikt 10 megawatt energie.
Het datacenter verbruikt evenveel energie als een middelgrote stad.
AI-tip:
Laat AI een vergelijking bedenken die de informatie tastbaarder maakt.
Prompt: ‘Vertaal deze statistiek naar een herkenbare vergelijking voor de lezer.’
De juiste toon vinden voor jouw teksten?
In een cursus van Zakelijk Schrijven pas je de theorie direct toe op je eigen teksten. In een kleine groep en met veel individuele aandacht van de schrijftrainer ga je meteen praktisch aan de slag. Zo leer je snel hoe je jouw eigen teksten verbetert.
Bekijk de cursus Zakelijk schrijven met AI om te zien hoe je sneller, makkelijker én effectiever kunt mailen.
Tip 3: kies positieve woorden
Mensen hebben een voorkeur voor positieve informatie. Positieve woorden activeren het beloningscentrum in ons brein. Dat leidt tot een aangenamere leeservaring en daardoor verwerken we positieve informatie sneller en beter.
Niet alle aanvragen worden geaccepteerd. (Negatief)
We accepteren aanvragen die voldoen aan deze drie voorwaarden. (Positief en concreet)
Klachten worden alleen op werkdagen verwerkt.
We verwerken klachten binnen 24 uur op werkdagen.
Deze automatisering voorkomt fouten.
Deze automatisering zorgt voor foutloze verwerking.
Tip 4: kies woorden met gevoel (en benut de kracht van emotie)
Bij het lezen van emotioneel geladen woorden (denk bijvoorbeeld aan woorden als: trots, vertrouwen, zeker, veilig…) worden niet alleen de taalverwerkingscentra geactiveerd, maar ook de emotionele netwerken in het brein. Dit zorgt voor een intensere verwerking van de informatie en maakt de boodschap memorabeler.
Het strategisch gebruik van emotie in teksten is daarom een krachtig middel om de lezer te betrekken en te overtuigen. Door bewust te kiezen voor woorden die emoties oproepen, kun je de effectiviteit van je boodschap aanzienlijk vergroten.
Kijk maar:
Beveiligingssysteem SafeXX werkt met camera’s die uw huis 180 graden in beeld hebben.
Deze zin klinkt neutraal, technisch.
Een veilig gevoel: de camera’s van SafeXX waken 180 graden over uw huis.
Deze zin speelt in op het gevoel, door veiligheid en bescherming te benadrukken.
Onze tool bespaart tijd bij klantvragen.
Meer tijd voor échte klantcontacten: deze tool automatiseert standaardvragen.
Dit product heeft een garantieperiode van 5 jaar.
Vijf jaar zorgeloos gebruik: wij staan achter onze kwaliteit.
Uw gegevens worden op onze server opgeslagen.
Uw privacy, onze prioriteit: uw gegevens zijn veilig en beschermd.
Tip 5: zorg dat woordkeus past bij je uitstraling
Wat wil je uitstralen? Je schriftelijke communicatie bepaalt een groot deel van je uitstraling. Zorg daarom dat je woorden passen bij hoe je wilt overkomen. Woordkeus is een krachtig middel. Hoe wil je klinken? Klantvriendelijk, modern, gevestigd, speels, vertrouwenwekkend, creatief, zorgzaam, exclusief? Wat wil je benadrukken? Expertstatus, kwaliteit, betrouwbaarheid, uniekheid, betrokkenheid?
Woordkeus bepaalt hoe je overkomt. Kijk maar:
Doel: expertise uitstralen
Gebruik vaktermen (zonder te overdrijven) en formuleer objectief.
- Onze consultants analyseren trends en vertalen deze naar strategische oplossingen.
- Dit rapport biedt sociaal-economische inzichten in marktontwikkelingen.
Doel: klantgericht overkomen
Gebruik toegankelijke, betrokken taal. Kies woorden die een vriendelijke lading hebben.
- Wij helpen u graag bij het vinden van de juiste oplossing.
- Heeft u vragen? Ons team staat voor u klaar!
Doel: kwaliteit benadrukken
Gebruik krachtige, betrouwbare woorden. Vermijd reclametaal en subjectieve formuleringen. Kies in plaats daarvan liever voor feiten en concrete formuleringen.
- Onze producten worden uitvoerig getest en voldoen aan de hoogste kwaliteitsnormen.
- Deze methode is bewezen effectief en wordt toegepast door toonaangevende bedrijven zoals [namen].
Inspiratie: nog meer voorbeelden
Zorgzaamheid en aandacht uitstralen:
- We nemen de tijd om u écht te helpen. (Persoonlijk en betrokken)
- Onze specialisten staan voor u klaar, elke werkdag.
- Dit pakket is zorgvuldig samengesteld voor uw gemak.
Waarom werkt dit?
Formuleringen als ‘we nemen de tijd’ en ‘zorgvuldig samengesteld’ laten zien dat je moeite doet voor de klant. Dit versterkt het gevoel van aandacht en betrokkenheid.
Exclusiviteit en status uitstralen:
- Ambachtelijk gemaakt met zorgvuldig geselecteerde materialen.
- Kies uit ons zorgvuldig geselecteerde opleidingsaanbod, samengesteld door experts.
- Exclusief voor leden: unieke voordelen en persoonlijke service.
Waarom werkt dit?
Woorden als ‘zorgvuldig geselecteerd’, ‘ambachtelijk’ en ‘exclusief’ associëren we met status en vertrouwen. Ze laten de lezers voelen dat ze iets bijzonders krijgen.
Urgentie en actie stimuleren:
- De laatste plekken gaan snel! Zorg dat u erbij bent. (Dringend en activerend)
- Nog maar 3 dagen: mis deze kans niet!
- Start vandaag nog en ontdek direct de voordelen!
Waarom werkt dit?
Actieve en tijdsgebonden woorden zoals ‘nu’, ‘vandaag’, ‘laatste plekken’ zetten aan tot snelle actie.
Warmte en betrokkenheid uitstralen:
- Fijn dat u voor ons kiest! We gaan direct voor u aan de slag.
- We pakken uw bestelling met zorg in en sturen hem direct naar u toe.
Waarom werkt dit?
Persoonlijke, warme bewoordingen zorgen voor een positieve klantervaring. Het voelt niet als een standaard mail, maar als een betrokken bericht.
AI-tip:
AI kan je heel goed helpen bij het vinden van de juiste woorden. Maar dan moet je wel de juiste prompts kiezen. Want een te algemeen gestelde vraag levert ook een te algemeen resultaat: generieke en inwisselbare teksten.
Welke prompts werken wél?
Maak het concreet en menselijk
Prompt:
‘Geef me een metafoor of vergelijking om [onderwerp] begrijpelijk en tastbaar te maken voor een breed publiek.’
Voorbeeld:
- Origineel: Een datacenter verwerkt grote hoeveelheden informatie met hoge snelheid.
- AI-voorstel: Een datacenter werkt als een enorme postkamer: duizenden brieven (data) worden per seconde gesorteerd en op de juiste plek bezorgd.
Voeg een menselijke invalshoek toe
Prompt:
‘Welke menselijke impact heeft [onderwerp]? Beschrijf hoe dit het dagelijks leven of werk van mensen beïnvloedt.’
Voorbeeld:
- Origineel: Nieuwe AI-software optimaliseert voorraadbeheer in magazijnen.
- AI-voorstel: Dankzij deze software hoeven magazijnmedewerkers minder tijd te besteden aan handmatige tellingen en krijgen klanten hun bestellingen sneller thuisbezorgd.
Prompt:
‘Schrijf een korte anekdote of scenario waarin [onderwerp] een probleem oplost of iemands leven makkelijker maakt.’
Voorbeeld:
- Origineel: De nieuwe energiebesparende chip verbruikt minder stroom.
- AI-voorstel: Lisa werkt vanuit huis en haar laptop gaat nu een uur langer mee, omdat de nieuwe chip minder energie verbruikt. Dat betekent: geen gehaaste zoektocht naar een stopcontact tijdens een belangrijke vergadering.
Prompt:
‘Welke gevoelens roept [onderwerp] op bij mensen? Schrijf een openingszin die inspeelt op die emotie.’
Voorbeeld:
- Origineel: Cybersecurity voorkomt datalekken.
- AI-voorstel: Een gestolen wachtwoord kan je hele bedrijf platleggen. De schrik van iedere organisatie. Hoe goed is jouw cybersecurity geregeld?
Speel in op wat mensen verliezen of winnen
Prompt:
‘Omschrijf [onderwerp] alsof iemand een groot probleem heeft en dit dé oplossing is. Gebruik beeldende taal.’
Voorbeeld:
- Origineel: Deze nieuwe waterfilter zuivert kraanwater.
- AI-voorstel: Geen chloorsmaak meer in je kraanwater, geen gesjouw met flessen. Gewoon helder, fris drinkwater direct uit de kraan.
Meer leren over hoe je AI kunt gebruiken?
Volg de praktijkgerichte cursus Zakelijk schrijven met AI en pas alles direct toe op jouw eigen teksten!
