Gratis schrijftips

Ja, ik houd mijn schrijfvaardigheid graag up-to-date! Daarom meld ik me aan voor de schrijftips van Zakelijk Schrijven. Iedere twee weken ontvang ik in mijn inbox een praktische tip.

Archief

Activerende mailafsluiting

Elke zakelijke mail schrijf je met een doel. Je lezer moet iets weten, iets vinden, of iets doen. Als je lezer iets moet doen, dan schrijf je een activerende mail. Het is belangrijk dat je je mail dan ook activerend afsluit.

Een activerende mailafsluiting herhaalt de actie die je van de lezer vraagt.

Sandwich

Om je lezer in actie te krijgen, is het belangrijk dat je mail duidelijk is. Het moet voor de lezer heel duidelijk zijn welke actie je vraagt en hoe die actie uitgevoerd kan worden. Daartoe gebruik je de zogeheten sandwich-methode. Je noemt de gevraagde actie aan het begin van je mail en je herhaalt die actie in de afsluiting van je mail.

Voorbeelden

Hieronder zie je een aantal activerende mailafsluitingen:

  • Graag hoor ik deze week nog even van je of je erbij kan zijn.
  • Fijn als jij dit wilt oppakken; dankjewel alvast.
  • Ik kijk ernaar uit om een offerte te ontvangen.
  • Bevestig je nog even of bovenstaande correct is?
  • Graag hoor ik welke data jouw voorkeur hebben.
  • Laat je het mij nog even weten als het af is? Dankjewel.
  • Stuur de documenten tijdig in om te voorkomen dat uw aanvraag verloopt.
  • Laat me even weten of je zo verder kunt of dat je nog aanvullende informatie nodig hebt.
  • Graag ontvang ik uw reactie per mail.

Wat je nooit moet doen in een activerende mail

Hierboven zag je een aantal voorbeelden van een goede afsluiting voor een activerende mail. Er is ook een afsluiting die je vooral niet moet gebruiken. Nieuwsgierig? Je leest er alles over in de gratis minilearning De afsluiting van je zakelijke e-mail. Plus natuurlijk nog veel meer tips en voorbeelden voor een goede afsluiting van je zakelijke mail.

Maak je lezer blij

Is jouw glas halfvol of halfleeg? Laten we eerlijk zijn: de meeste mensen houden niet van halfleeg. We hebben geen zin in negativiteit, gezeur, gedoe, gesomber. Ook niet als we lezen. Bijna niemand leest graag over problemen. Dus: maak je lezer blij en formuleer positief. Hoe? Daarover gaat deze schrijftip.

Herkenbaar probleem

Een klassieke schrijftip luidt: start je tekst met een herkenbaar probleem. De gedachte erachter: zo trek je de aandacht van de lezer. Die herkent zich in de tekst en wil verder lezen.
Tegenwoordig hoor je vaak een variatie op die schrijftip. Niet beginnen met een probleem, maar met een kans, een uitdaging. Dat is precies de terminologie die veel bedrijven ook hanteren. Soms komt het een beetje lachwekkend over: een probleem kun je wel een kans noemen, maar dat verandert het probleem niet.

Aantrekkelijk toekomstbeeld

Een probleem beschrijven en het ‘kans’ of ‘uitdaging’ noemen is dus niet wat we bedoelen met positief schrijven. Soms is een probleem nou eenmaal een probleem. Wat we dan wel kunnen doen, is formuleren vanuit een aantrekkelijk toekomstbeeld. Wat is er nodig om dat beeld te realiseren? Een herkenbaar positief toekomstbeeld kan nog veel sterker werken dan een herkenbaar probleem. Het toekomstbeeld prikkelt de lezer en enthousiasmeert. Let natuurlijk wel op dat je realistisch blijft. Is het haalbaar?

Positief formuleren

Positief schrijven kun je dus doen op inhoud. Maar ook in je schrijfstijl kun je de positieve toon vinden. Vermijd woorden met een negatieve lading (verplichting, helaas, lastig, onmogelijk, jammer, niet, geen, moeilijk..Gebruik in plaats daarvan zogeheten ‘lekkere woorden’. Een kleine greep, om een indruk te geven:

  • tip
  • advies
  • gratis
  • vrijblijvend
  • onmiddellijk
  • succesvol
  • eenvoudig
  • beschikbaar

Sterk staaltje positiviteit

De Afsluitdijk is de absolute winnaar in positiviteit. De boodschap is eigenlijk niet positief: de Afsluitdijk is langere tijd deels afgesloten vanwege werkzaamheden. Balen natuurlijk als je eroverheen moet. Maar positief denken: ooit is het klaar en dan kan de Afsluitdijk weer een hele tijd mee!

Gestofzuigd of stof gezogen?

Stel: je gaat stofzuigen. En dan is het klaar. Heb je dan stof gezogen of gestofzuigd? Oftewel: wat is het voltooid deelwoord dat hoort bij het werkwoord stofzuigen?

De uitleg

Stofzuigen is een beetje een gek werkwoord. We noemen het: een onscheidbaar samengesteld werkwoord. Samengesteld omdat je ‘stof’ en ‘zuigen’ bij elkaar zet. Twee losse woorden die nu bij elkaar horen. En onscheidbaar, omdat die twee woorden nu niet meer los kunnen. Een onscheidbaar samengesteld werkwoord dus. Dat betekent dat die twee woorden samen blijven, ook als je andere vormen van het werkwoord maakt.

De juiste vorm

Omdat stofzuigen een onscheidbaar samengesteld werkwoord is, moet het aan elkaar blijven. Ook in de verleden tijd en het voltooid deelwoord. De goede vormen zijn dus:

  • Ik ga stofzuigen.
  • Ik stofzuigde vanochtend.
  • Ik heb gestofzuigd.

Betekenisverschil

Maak je de twee delen van dit samengestelde werkwoord wel los, dan krijg je betekenisverschil. Dus als je zegt: Ik heb stof gezogen, dan betekent dat wat anders. Dan lag je op de grond zelf lekker wat stof naar binnen te werken.

Is mijn tekst te simpel?

Eenvoudig schrijven is populair. Taalniveau B1, begrijpelijk, Jip & Janneke, duidelijke taal… Je hoort de termen vaak. Dat is goed nieuws: schrijvers zijn zich bewust van hun lezers. We realiseren ons dat het belangrijk is dat onze lezers begrijpen wat we bedoelen.
Maar vervolgens worden veel schrijvers nerveus. Want wordt simpel niet snel kinderachtig? Word je dan als schrijver nog wel serieus genomen?

Ja, simpel is goed!

Goed nieuws: er is niks mis met eenvoudig schrijven. De minder ervaren lezer begrijpt je tekst beter. En de ervaren lezer? Stoort die zich dan niet aan (te) eenvoudige taal? Nee, zo blijkt uit onderzoek.

Hoe simpel moet het zijn?

Als richtlijn hanteren we taalniveau B1. Dat is het taalniveau dat 80% van de mensen beheerst. Een tekst op taalniveau B1 is dus volledig begrijpelijk voor 80% van de lezers.

Simpel schrijven is lastig

Schrijven op taalniveau B1 betekent dus: eenvoudig schrijven. Geen moeilijke woorden, geen lange of complexe zinnen. Dat kan heel lastig zijn. Zeker als je moet schrijven over ‘moeilijke’ onderwerpen.
Toch kan iedereen leren om te schrijven op niveau B1. Je hebt twee dingen nodig: de richtlijnen én je eigen gezond verstand.

Zo leer je B1 schrijven

Er zijn tien richtlijnen voor schrijven op niveau B1. Die richtlijnen gaan onder andere over de zinslengte, de zinsbouw, de woordkeus en het gebruik van voorbeelden om ingewikkelde of abstracte onderwerpen te verduidelijken.

Wil je de tien richtlijnen voor B1 schrijven leren, compleet met veel voorbeelden en praktische tips? Volg dan de online cursus B1 schrijven. Of meld je aan voor de groepscursus B1 schrijven.

Vermijd fouten in de aanhef van je mail

Een goed begin is het halve werk. In de aanhef van je (zakelijke) mail wil je geen fouten maken. Daarom in deze Schrijftip de belangrijkste regels nog even op een rij.

De grootste fout

De fout waar lezers zich het meest aan ergeren: een mailaanhef met alleen een begroeting. Bijvoorbeeld: Goedemorgen. Of alleen: Hoi.
Of, nog erger, een mailaanhef die bestaat uit alleen de naam. Bijvoorbeeld: Tom,

De aanhef van een zakelijke mail of brief bestaat altijd uit de begroeting en de naam (als je die weet). Dat kan formeel of informeel.

Bijvoorbeeld:

  • Geachte heer Jansen,
  • Geachte dames en heren,
  • Beste Naïma,
  • Hoi Tom,

Leestekens en hoofdletters

Ook storend: fouten met leestekens en hoofdletters. Zo moet het:

  • De begroeting krijgt een hoofdletter
  • Alle onderdelen van de naam krijgen een hoofdletter
  • Alleen de tussenvoegsels krijgen geen hoofdletter
  • Behalve als het tussenvoegsel het eerste onderdeel van de naam is
  • Na de aanhef komt een komma

Voorbeelden:

  • Geachte mevrouw De Graaf,
  • Geachte mevrouw Winters – Van Deijsel,
  • Beste Jan-Willem,
  • Geachte heer Van der Made,

Formeel en informeel

En op drie in de topdrie ergernissen: een mix van formeel en informeel. Zorg dat je consequent bent in je keuze voor formeel of informeel.
Meer weten over deze fout? Kijk deze korte animatie met voorbeeld:

Zo schrijf je lezergericht

De meeste schrijvers formuleren de boodschap vanuit hun eigen perspectief. Logisch, want je kent jezelf en je eigen gedachten nou eenmaal het best. Toch is het de moeite waard om af en toe te wisselen van perspectief. Dat levert verrassend aantrekkelijke teksten op.

Wat is perspectief?

Perspectief kun je vergelijken met een spotlight: op wie staat die spotlight? Door wiens ogen bekijken we het onderwerp?
Vergelijk de volgende twee zinnen maar:

  1. Onze loodgieters zijn gespecialiseerd in veiligheid en wij hebben kwaliteit hoog in het vaandel.
  2. Uw gootsteen vandaag nog ontstopt, gegarandeerd veilig én schoon!

Spelen met perspectief

Je ziet: tekst wordt aansprekender als je schrijft vanuit het perspectief van de lezer. Soms wil je misschien nog wat verder gaan en kies je voor een minder voor de hand liggend perspectief. Zoals in dit voorbeeld:

Meer tips voor lezergericht schrijven?

In het gratis Kenniscentrum zakelijk schrijven vind je meer tips voor lezergericht schrijven.
Of bekijk de video over schrijven met perspectief:

Schrijven met perspectief: een voorbeeld.

Heldere woordkeus

Helder formuleren willen we allemaal. Want als je wat schrijft is het wel zo leuk als de lezer je begrijpt. Maar hoe doe je dat? Daar komt van alles bij kijken, zoals een logische tekststructuur, niet te lange zinnen, goede zinsbouw… Ook je woordkeus speelt een belangrijke rol. In deze Schrijftip de twee gouden regels voor een heldere woordkeus.

Bekende woorden

De eerste regel: gebruik woorden die je lezers kennen. Daarbij kijk je naar twee dingen:

  1. Kent je lezer het begrip dat je bedoelt?
  2. Kent de lezer het woord dat je gebruikt voor dat begrip?

Kent de lezer het begrip dat je bedoelt?

Stel: een ambtenaar stuurt een brief naar wijkbewoners, om ze te informeren over nieuwe afvalcontainers. De bewoners kunnen bezwaar maken, via een bezwaarprocedure. De ambtenaar noemt in de brief de diverse stappen van het proces. Daarbij komt ook het woord dossiercontrole voor. Op zichzelf misschien niet een heel moeilijk woord. We kennen de afzonderlijke woorden dossier en controle. Maar wat is een dossiercontrole als het gaat om het kiezen van een nieuwe plek voor de afvalcontainers? Dat zullen de meeste wijlbewoners niet weten: ze kennen het begrip niet.

Kent de lezer het woord dat je gebruikt voor dat begrip?

We blijven even bij het voorbeeld van de ambtenaar die schrijft over nieuwe afvalcontainers. In diezelfde brief schrijft ze over verzamelplaatsen in de bestaande openbare inrichting. Dat zullen ook niet alle wijkbewoners begrijpen. Maar nu is het probleem niet dat ze de begrippen niet kennen. Nu zijn het de woorden die de ambtenaar gebruikt voor deze begrippen. Ze bedoelt namelijk gewoon containers, op straat.

Korte woorden

De tweede regel: gebruik liever korte woorden. Simpel: hoe langer het woord, hoe moeilijker de meeste lezers het vinden. Het langste woord in het Nederlands is volgens sommigen: aansprakelijkheidswaardevaststellingsveranderingen. Leest inderdaad niet zo lekker.
Fun fact: het allerlangste woord ter wereld is waarschijnlijk deze chemische term in het Engels, met 189.819 letters.

Wat heb ik eraan?

Oftewel: what’s in it for me? De klassieke vraag die alle lezers zich stellen. De vraag die jij als schrijver moet beantwoorden!

Een kwestie van perspectief

De meeste schrijvers brengen hun boodschap vanuit hun eigen perspectief. Logisch, want dat perspectief is bekend. Een ondernemer is bijvoorbeeld jaren bezig geweest met het perfectioneren van het productieproces. Dus schrijft hij dáárover in zijn nieuwsbrief. En niet dat die productiemethode zorgt voor een langere levensduur van de accu van het product. Om maar een voorbeeld te geven.

Niet interessant

We weten allemaal dat “mensen slecht lezen”. Maar is dat wel zo? Mensen lezen alleen maar slecht, als de inhoud ze weinig interesseert. Dan gaan ze scannend lezen. Op zoek naar het antwoord op die klassieke vraag: what’s in it for me? Let maar eens op hoe je zelf leest. Uiteindelijk wil je gewoon weten: wat heb ik hieraan?

Kenmerken vertalen naar voordelen

Om de aandacht van je lezer te krijgen, moet je een vertaalslag maken. Van jouw perspectief naar dat van je lezer. Hoe doe je dat? Eigenlijk eenvoudig. Je vertaalt kenmerken naar voordelen. De kenmerken van je product of dienst of evenement, vertaal je naar voordelen. Wat zijn de voordelen voor de lezer?
Hieronder zie je een aantal voorbeelden:

KENMERKEN VOORDELEN (BENEFITS)
Onverslijtbaar hardhout U hoeft de rest van uw leven geen nieuwe tuinset te kopen
Kan in elke gewenste kleur worden geleverd Past altijd bij uw interieur
Spectaculair nieuwe productiemethoden U kunt ook kleine hoeveelheden bestellen
Wij verbeteren onze klantenservice U kunt nu 24/7 direct contact hebben met een van onze medewerkers
Vernieuwd recept met palmsiroop Dit tussendoortje bevat weinig calorieën
We hebben een intern opleidingsinstituut Als medewerker kun je op je eigen werkplek verder leren
Dit hulpsysteem voor heftrucks controleert continu verschillende parameters Dit hulpsysteem voor heftrucks vermindert de kans op ongevallen

Meer lezen hierover?

In de e-learning Commercieel schrijven leer je veel meer schrijftips voor activerende teksten.