AI-CADEMIE

Alles wat je wilt weten over werken en schrijven met AI

De juiste toon vinden

Voor elke situatie de juiste toon, dankzij AI

Slecht nieuws brengen

  • Situatie: je moet iemand laten weten dat iets niet doorgaat of niet lukt.

  • Waarom lastig: je moet eerlijk zijn over het nieuws, maar je wilt niet negatief overkomen.

  • Prompt: “Herschrijf deze mail zodat hij empathisch en respectvol overkomt, maar wel helder blijft.”

  • Dus niet zo handig is: “Helaas kunnen wij u niet verder helpen.”

  • AI maakt ervan: “Ik begrijp dat dit teleurstellend is. Toch moet ik u laten weten dat het in deze situatie niet mogelijk is om…”

Reageren op een klacht

  • Situatie: een klant is ontevreden over een product of dienst.

  • Waarom lastig: je moet schakelen van de boze mail die je ontvangt naar een klantvriendelijke reactie.

  • Prompt: “Maak deze reactie begripvol, professioneel en oplossingsgericht.”

  • Dus niet zo handig is: “Dit valt niet onder normaal gebruik van het product.”

  • AI maakt ervan: “Dank voor uw feedback. Ik begrijp dat dit vervelend is en kijk graag met u naar een passende oplossing.”

Eerste contact leggen

  • Situatie: je benadert iemand die je nog niet kent.

  • Waarom lastig: je wilt professioneel en beleefd overkomen, maar niet afstandelijk of saai.

  • Prompt: “Herschrijf deze mail als een vriendelijke, professionele eerste kennismaking.”

  • Dus niet zo handig is: “Bij dezen neem ik contact met u op.”

  • AI maakt ervan: “Aangenaam om kennis te maken! Ik mail u graag kort om…”

Iemand ergens op aanspreken

  • Situatie: een collega houdt zich niet aan een afspraak.

  • Waarom lastig: je wilt duidelijk zijn zonder de collegiale relatie te beschadigen.

  • Prompt: “Maak deze mail vriendelijk assertief: duidelijk, maar zonder verwijtende toon.”

  • Dus niet zo handig is: “Jij had dit toch allang af moeten hebben?”

  • AI maakt ervan: “Volgens de actielijst zou dit gisteren klaar zijn. Wil je jouw aandeel zo snel mogelijk opleveren, uiterlijk vandaag om 17 uur?”

Feedback geven

  • Situatie: je reageert op het werk van een collega of stagiair.

  • Waarom lastig: je wilt eerlijk zijn, zonder de ander onzeker te maken.

  • Prompt: “Maak deze feedback helder, positief en opbouwend.”

  • Dus niet zo handig is: “Dit verslag is onvoldoende duidelijk.”

  • AI maakt ervan: “De kern staat er goed, maar ik denk dat het nog sterker wordt als je…”

Reminder sturen

  • Situatie: je vraagt om actie die al eerder is besproken.

  • Waarom lastig: je wilt vriendelijk blijven, zonder dat je mail vrijblijvend klinkt.

  • Prompt: “Maak deze herinnering vriendelijk en duidelijk, zonder passief-agressieve toon.”

  • Dus niet zo handig is: “Ik wacht nog steeds op je reactie.”

  • AI maakt ervan: “Ik hoor graag of je dit hebt kunnen bekijken. Laat je het me weten?”

Lastige boodschap aan leidinggevende

  • Situatie: je moet kritiek, ontevredenheid of een probleem melden.

  • Waarom lastig: je moet in een hiërarchische situatie iemand professioneel ergens op aanspreken.

  • Prompt: “Maak deze mail eerlijk, zakelijk en zorgvuldig qua toon.”

  • Dus niet zo handig is: “Ik ben hier niet blij mee.”

  • AI maakt ervan: “Ik merk dat ik moeite heb met hoe dit gegaan is, en wil graag bespreken hoe we dit anders kunnen aanpakken.”

Terug naar het overzicht van de toolkit Mail met AI

AI voor zakelijke mails

5 verrassende toepassingen

1. Conceptversie genereren

Laat AI een eerste opzet maken op basis van steekwoorden, een oude mail of een korte briefing. Je krijgt een conceptversie die je vervolgens zelf kunt aanpassen.

2. Heldere boodschap

Te wollig? Te kort door de bocht? Onduidelijk? Laat AI de effectiviteit van je boodschap beoordelen én verbeteren.

3. Complexe informatie vereenvoudigen

AI helpt je om vaktaal of ingewikkelde onderwerpen begrijpelijk te maken, zonder verlies van inhoud.

4. Samenvatten en inkorten

Maak lange mails korter (of voeg juist nuance toe aan een mail die te summier is). Inclusief suggesties voor betere structuur.

5. Alternatieven voor clichés

“Bij dezen deel ik u mede…” kan frisser. Laat AI creatieve varianten voorstellen die beter passen bij jouw stijl.

Terug naar het overzicht van de toolkit Mail met AI

5 valkuilen bij mailen met AI

(plus: hoe dan wel)

1. Te generiek laten schrijven

  • Niet doen: een te algemene prompt als “Schrijf een nette mail over deze situatie.”

  • Waarom niet: je krijgt dan een brave, kleurloze tekst zonder echte boodschap.

  • Beter: geef AI altijd voldoende context en een duidelijke schrijfrichting.

  • Slimme check: prompt “Is deze mail specifiek genoeg voor mijn lezer?”

2. Standaard schrijfstijl accepteren

  • Niet doen: zinnen laten staan als “Ik hoop dat alles geweldig met je gaat!”

  • Waarom niet: klinkt Amerikaans, overdreven en past vaak niet bij je lezer.

  • Beter: vraag AI om een professionele en warme toon zonder overdrijving.

  • Slimme prompt: “Maak de toon vriendelijk, maar nuchter en zakelijk.”

3. AI-output letterlijk overnemen

  • Niet doen: alles één op één overnemen (inclusief kromme zinswendingen, Engelse termen, emoji’s, enzovoort)

  • Waarom niet: AI-tekst klinkt soms net niet natuurlijk of idiomatisch en is als zodanig herkenbaar.

  • Beter: redigeer actief, lees hardop, vervang typische AI-dingen, geef er je eigen twist aan.

  • Slimme prompt: “Welke zinnen in deze mail klinken onnatuurlijk of te vaag?”

4. Blind vertrouwen op AI

  • Niet doen: denken dat AI-logica altijd voor de beste keuzes zorgt.

  • Waarom niet: AI baseert zich op gemiddelden — niet op jouw intentie of context.

  • Beter: gebruik AI als sparringpartner, maar houd zelf het laatste woord.

  • Tip: laat AI alternatieven genereren en kies zelf wat het best past.

5. Geen eindcheck doen

  • Niet doen: de output doorsturen of knippen & plakken zonder grondige check.

  • Waarom niet: de kans op foutjes is te groot.

  • Beter: doe de veiligheidscheck.

  • Slimme prompt: “Geef me verbeterpunten voor deze mail qua toon, duidelijkheid en klantgerichtheid.”

Terug naar het overzicht van de toolkit Mail met AI

Je mail opbouwen met AI

De beste prompts per tekstonderdeel

Mailonderdeel Niveau Prompt Uitleg
Onderwerpregel Basic “Geef 5 onderwerpregels op basis van deze mail, kort en duidelijk.” Start hier: concreet, informatief en scanbaar. Laat AI varianten geven.
Pro “Welke onderwerpregel maakt nieuwsgierig maar blijft professioneel?” Voor de balans tussen klikmagneet en geloofwaardigheid.
Inspiratie “Maak 3 onderwerpregels die beginnen met een vraag, een getal en een voordeel.” Zet AI creatief aan het werk met bewezen formats.
Inleiding Basic  “Vat deze mail samen in één sterke eerste zin.” Belangrijkste boodschap meteen bovenaan – AI helpt je schrappen en scherpstellen.
Pro “Herschrijf deze openingszin voor een lezer die weinig tijd heeft.” Gericht op drukbezette lezers. Denk aan scansnelheid en relevantie.
Inspiratie “Bedenk 3 openingen die empathie uitstralen zonder overdreven te zijn.” Interessant bij klachten of slecht nieuws – AI voorkomt clichés.
Kern Basic “Maak de kern helder, bondig en logisch opgebouwd.” Gebruik AI om structuur te verbeteren en overbodige zinnen te schrappen.
Pro “Wat ontbreekt er in deze uitleg voor een niet-expert?” AI ontdekt gaten in je verhaal die jij zelf niet meer ziet.
Inspiratie “Herschrijf dit deel alsof je het uitlegt aan een stagiair met frisse blik.” Verrassende manier om je eigen tekst toegankelijker te maken.
Afsluiting Basic “Maak deze afsluiting vriendelijk, professioneel en duidelijk.” De juiste toon, zonder overdrijving of formele clichés.
Pro “Welke formulering nodigt het meest uit tot actie?” Laat AI meedenken over wat mensen echt aanzet tot reageren.
Inspiratie “Bedenk 3 slotzinnen: zakelijk, luchtig en verbindend.” Zet AI aan tot variatie, passend bij je relatie met de lezer.

Terug naar het overzicht van de toolkit Mail met AI

Werk jij al AI-proof?

Blijf up-to-date

AI verandert razendsnel hoe we schrijven, communiceren en beslissen. Wie niet leert meebewegen, raakt achterop. Met de AI-CADEMIE Premium blijf je up-to-date. Je krijgt direct toegang tot:

  • Microlearnings: korte, krachtige modules om snel bij te blijven

  • AI-learnings: korte trainingen over veilig, effectief en slim AI-gebruik

  • Praktijksessies: live werken aan jouw casus, tekst of vragen onder begeleiding van een AI-expert

  • Complete promptbibliotheek: van basis tot geavanceerd, inclusief tips en voorbeelden

  • Inzicht in risico’s: alles wat je moet weten over auteursrecht, privacy, foutgevoeligheid, bronvermeldingen en veel meer

  • Praktische toolkits: alles wat je nodig hebt voor werken met AI, handig gesorteerd en altijd met uitleg en voorbeelden

Terug naar het overzicht van de toolkit Mail met AI