Les 7: De afsluiting
Gratis proefles
Sterke slotzinnen
Maak het verhaal rond
Het tekstdoel bereiken
Alle drie de onderdelen van de e-mail hebben hun eigen functie. De inleiding helpt je lezer op weg in je e-mail. De kern bevat de eigenlijke boodschap, met alle benodigde informatie. Het slot van de e-mail is de plaats om duidelijk aan te geven wat je van de lezer verwacht. Hier sluit je dus weer aan op het tekstdoel, dat je in de inleiding hebt gepresenteerd. De volgende video legt dat uit:
Slot van je mail: tekstdoel bereiken
Je schrijft je mail met een doel. De lezer moet iets weten, iets vinden of iets doen. Het is belangrijk dat het slot van je mail daar goed op aansluit. In het slot van je mail moet het tekstdoel bereikt worden. Zorg daarom altijd, dat je afsluitende zin goed past bij je tekstdoel!
Een zin als “Mocht u nog vragen hebben, dan beantwoord ik die graag” klinkt mooi als afsluiting. Maar zal weinig effectief zijn als je een mail stuurt aan de loodgieter omdat er zo snel mogelijk een lekkend toilet gerepareerd moet worden.
Voorbeeld
Heel erg bedankt voor je snelle antwoord op mijn vraag naar jullie beschikbare data. Op basis van jouw antwoord heb ik een aangepast schema gemaakt, met daarin alle bijeenkomsten voor het multidisciplinaire team. Wil je nog even kijken naar deze aanpassingen?
Ik heb twee nieuwe data voor september in optie gezet: 15 september (middag) en 22 september (middag) voor het gehele team (inclusief administratieve ondersteuning).
Tevens heb ik dinsdag 30 september geruild voor maandag 29 september. De data in december die ik reeds had doorgegeven (1 en 4 dec) worden verplaatst naar 2015.
Ook heb ik ervoor gezorgd dat er nog één hele serie in 2015 plaatsvindt, voor collega’s die niet op korte termijn kunnen in verband met volle agenda’s.
Het totale aangepaste schema stuur ik als bijlage mee.
Nou, het was weer even puzzelen, maar hopelijk hebben we het hiermee rond. Bevestig je mij nog even of alle aanpassingen akkoord zijn voor jouw team? Dan kunnen wij de locatie gaan reserveren en verdere voorbereidingen treffen. Alvast dank.
Uitleg bij het voorbeeld
Deze e-mail bevat een effectieve slotalinea. De schrijver begint de afsluiting informeel, passend bij de verstandhouding (Nou, het was weer even puzzelen). Daarna volgt meteen het duidelijk geformuleerde verzoek: de schrijver vraagt de lezer om een bevestiging van de aangepaste data. De schrijver legt ook nog even uit waarom die bevestiging belangrijk is (locatie reserveren en verdere voorbereidingen treffen). De schrijver eindigt ten slotte met dank.
Inderdaad, want de afsluiting moet passen bij het doel van de mail.
De afsluiting van je mail moet passen bij de inhoud. Met de afsluiting herhaal je het doel van de mail. Onder een informerende mail zou deze afsluiting dus wel kunnen (al is het misschien niet de mooiste afsluiting). Maar na bijvoorbeeld een activerende mail is dit geen goede afsluiting.
Ik hoop u voldoende geïnformeerd te hebben
Wel of niet gebruiken? Het is een bekende en veelgebruikte afsluiting. Maar er is ook veel kritiek. Veel mensen vinden het een slechte slotzin. Daar hebben ze verschillende redenen voor. Ze vinden bijvoorbeeld de formulering ouderwets, of te formeel. Er zijn ook veel (vaak oudere) lezers die moeite hebben met het woord ‘hoop’. Ze vinden dat onzeker klinken, alsof de schrijver zelf niet weet of alles wel in de mail of brief staat. Zij interpreteren deze slotzin als: ‘Ik hoop dat het genoeg is, maar ik heb gewoon maar wat gedaan dus ik weet het niet.’
Andere mensen vinden het juist een prima zin. Beleefd, zakelijk, herkenbaar als afsluiting. Lekker makkelijk ook, ze plakken de zin onder elke mail.
De vraag blijft: is het een goede afsluiting of niet?
De video geeft het antwoord:
De afsluiting en het tekstdoel
De afsluiting van je mail of brief moet passen bij het tekstdoel dat je in de inleiding hebt geïntroduceerd en in het middendeel hebt uitgewerkt.
Hieronder zie je in een schema per tekstdoel mogelijke slotzinnen:
| Tekstdoel | Inhoud | Mogelijke afsluiting |
|---|---|---|
| informeren | antwoord op een vraag | Als je meer wilt weten, kun je me altijd even bellen. |
| informeren | gespreksverslag | Dit waren de belangrijkste punten. Laat het me gerust weten als je vragen of aanvullingen hebt. |
| informeren | mededeling: bestelling niet leverbaar | Mijn excuses voor het ongemak. Als u wilt, help ik graag bij een nieuwe bestelling. |
| Tekstdoel | Inhoud | Mogelijke afsluiting |
|---|---|---|
| beïnvloeden | verontschuldiging | Het spijt me dat het zo gelopen is en ik hoop dat je er niet al te veel last van hebt gehad. |
| beïnvloeden | voorbereiden op iets leuks | De uitnodiging volgt zo snel mogelijk. Hopelijk heb je er net zo veel zin in als ik! |
| beïnvloeden | voorbereiden op iets vervelends | Ik realiseer me dat dit een vervelend vooruitzicht is. Weet dat we er alles aan zullen doen om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. |
| Tekstdoel | Inhoud | Mogelijke afsluiting |
|---|---|---|
| activeren | uitnodiging | Wil je me laten weten welke datum jou uitkomt? |
| activeren | verzoek om gegevens | Als u de paspoortkopie voor 12 januari naar mij mailt, dan kan ik uw aanvraag nog verwerken. |
| activeren | verzoek aan collega | Wil je me laten weten of dit vandaag gaat lukken? Alvast heel erg bedankt! |
Inderdaad, deze afsluiting hoort bij een beïnvloedende tekst. De lezer moet iets vinden, namelijk begrip opbrengen voor iets.
Deze afsluiting hoort bij een beïnvloedende tekst. De lezer moet iets vinden, namelijk begrip opbrengen voor iets.
Inderdaad, want het middendeel van de mail is bestemd voor uitleg, toelichting, enzovoort.
Uitleg is nodig om de kernboodschap over te brengen. Die hoort dus in de kern (het middendeel) van de mail en niet in het slot.