Les 4: Informeren of activeren?
Waarom mail je?
Moet je lezer iets weten, vinden of doen?
Wat wil je bereiken?
Een zakelijke mail of brief schrijf je altijd met een doel. Er is een reden dat je schrijft: je wilt iets bereiken aan de andere kant van de lijn. Dat noemen we: je tekstdoel. Twee bekende tekstdoelen zijn: informeren en activeren. De afsluiting van je tekst moet goed bij het tekstdoel passen. Daarover gaat de volgende video:
Moet jouw lezer iets weten, vinden of doen?
De lezer van jouw mail (of brief) moet iets weten, iets vinden of iets doen. Jouw doel als schrijver is dus om de lezer te informeren, of te beïnvloeden, of te activeren.
Hieronder zie je deze drie tekstdoelen in een schema:
| Je lezer moet iets | Jouw tekstdoel is |
|---|---|
| weten | informeren |
| vinden | beïnvloeden |
| doen | activeren |
Het tekstdoel bepaalt de inhoud
Als je je lezer wilt informeren, dan schrijf je een ander soort tekst dan wanneer je je lezer wilt activeren. Het tekstdoel bepaalt welke inhoud je opneemt in je tekst. Dat zie je terug in alle drie de onderdelen van je tekst: de inleiding, de kern en de afsluiting.
Hieronder zie je in een schema per tekstdoel welke inhoud en afsluiting erbij horen:
| Je lezer moet iets | Jouw tekstdoel is | Je tekst bevat | Je afsluiting is |
|---|---|---|---|
| weten | informeren | feiten | informerend |
| vinden | beïnvloeden | feiten | beïnvloedend |
| argumenten | |||
| doen | activeren | feiten | activerend |
| argumenten | |||
| actie |
Voorbeelden
Hieronder zie je van elk tekstdoel een voorbeeld, met een bijbehorende afsluiting.
Informerend
Een informerende mail is bijvoorbeeld een mail waarin je een vraag beantwoordt. Of een mail waarin je samenvat wat er besproken is. Of een mail waarin je meedeelt dat een bestelling niet meer leverbaar is.
| Tekstdoel | Inhoud | Mogelijke afsluiting |
|---|---|---|
| informeren | antwoord op een vraag | Als je meer wilt weten, kun je me altijd even bellen. |
| informeren | gespreksverslag | Dit waren de belangrijkste punten. Laat het me gerust weten als je vragen of aanvullingen hebt. |
| informeren | mededeling: bestelling niet leverbaar | Mijn excuses voor het ongemak. Als u wilt, help ik graag bij een nieuwe bestelling. |
Inderdaad, deze afsluiting hoort bij een activerende tekst. Er wordt immers een actie van de lezer gevraagd.
Deze afsluiting past wel onder een informerende tekst. De lezer hoeft immers niets te vinden of te doen. De enige afsluiting die niet bij een informerende tekst past, is Graag verneem ik of u hiervan gebruik wilt maken. Daar wordt namelijk een actie van de lezer gevraagd.
Beïnvloedend
Een beïnvloedende mail is bijvoorbeeld een mail waarin je je verontschuldigt voor een vergissing of probleem. Of een mail waarin je de lezer voorbereidt op iets wat komen gaat: iets leuks (een feest of uitje bijvoorbeeld), of misschien juist iets vervelends zoals een reorganisatie.
| Tekstdoel | Inhoud | Mogelijke afsluiting |
|---|---|---|
| beïnvloeden | verontschuldiging | Het spijt me dat het zo gelopen is en ik hoop dat je er niet al te veel last van hebt gehad. |
| beïnvloeden | voorbereiden op iets leuks | De uitnodiging volgt zo snel mogelijk. Hopelijk heb je er net zo veel zin in als ik! |
| beïnvloeden | voorbereiden op iets vervelends | Ik realiseer me dat dit een vervelend vooruitzicht is. Weet dat we er alles aan zullen doen om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. |
Activerend
Een activerende mail is bijvoorbeeld een mail waarin je iemand uitnodigt. Of een mail waarin je de lezer vraagt om bepaalde gegevens aan te vullen. Of een mail waarin je een collega vraagt om iets voor je te doen.
| Tekstdoel | Inhoud | Mogelijke afsluiting |
|---|---|---|
| activeren | uitnodiging | Wil je me laten weten welke datum jou uitkomt? |
| activeren | verzoek om gegevens | Als u de paspoortkopie voor 12 januari naar mij mailt, dan kan ik uw aanvraag nog verwerken. |
| activeren | verzoek aan collega | Wil je me laten weten of dit vandaag gaat lukken? Alvast heel erg bedankt! |
Inderdaad, deze afsluiting hoort bij een beïnvloedende tekst. De lezer moet iets vinden, namelijk begrip opbrengen voor iets.
Deze afsluiting hoort bij een beïnvloedende tekst. De lezer moet iets vinden, namelijk begrip opbrengen voor iets.
Goed afsluiten
De afsluiting van je tekst moet goed passen bij het tekstdoel. Aan het einde van je mail benadruk je dat doel. Zo zorg je dat de lezer goed weet wat die moet weten, vinden of doen. Daarmee vergroot je de kans dat je als schrijver jouw tekstdoel bereikt.
Er is nog iets belangrijks waarop je moet letten bij de afsluiting van je zakelijke mail. Daarmee voorkom je een veelgemaakte fout. Je leert het in de volgende les.