Les 3: Het schrijfproces

Free Preview

Het schrijven van een rapport kost meestal veel tijd. Je moet de informatie selecteren die je nodig hebt; soms moet je ook nog nieuwe informatie verzamelen. Het schrijfproces kan daardoor onoverzichtelijk zijn. In deze les leer je hoe je met een eenvoudig stappenplan het schrijfproces kunt structureren, waardoor je veel tijd bespaart.

Stappenplan

Als je efficiënt te werk wilt gaan tijdens het schrijven van een rapport, dan kun je een stappenplan volgen. Het maakt niet uit wat voor rapport je schrijft, de basis van het stappenplan is voor alle rapporten hetzelfde. Hieronder bespreken we de stappen een voor een. De eerste drie stappen ken je al uit de vorige les. De laatste stappen worden verderop in deze cursus behandeld. We zullen ze hier al wel kort toelichten, maar voor nu is het genoeg om te weten wat de volgorde binnen het stappenplan is. In de loop van de cursus komen de nieuwe stappen nog uitgebreid aan bod.

Aan het eind van deze les vatten we de stappen samen in een infographic.

1) Onderwerp afbakenen

Zoals je al zag in de vorige les, is het van belang om je onderwerp meteen goed af te bakenen. Doe dat niet al schrijvend, maar neem er de tijd voor vóórdat je gaat schrijven. Zo bespaar je veel tijd. Want als je al gaat schrijven, zonder dat je je onderwerp scherp hebt afgebakend, zul je ongetwijfeld te veel gaan schrijven. Om vervolgens veel tijd kwijt te zijn aan het bedenken welke onderdelen je weer wilt schrappen… Dubbel zonde van je tijd!

Vuistregel: een goed onderwerp kun je formuleren in slechts een paar woorden, zonder gebruik van ‘en”. Kies bij voorkeur concrete begrippen, in plaats van abstracte termen.

Een goed onderwerp is dus:

  • concreet
  • specifiek
  • eenduidig
  • bondig
Tip:

Vind je het lastig om je onderwerp af te bakenen? Probeer het eens met een mindmap. Noteer je globale onderwerp in het midden. Vervolgens neem je de tijd om te bedenken welke deelonderwerpen relevant zijn. Schrijf ze om het globale onderwerp heen. Kijk vervolgens kritisch naar je mindmap. Wil/moet je echt al deze deelonderwerpen behandelen? Schrap de deelonderwerpen die toch niet aan bod moeten komen. Kijk vervolgens naar wat je overhoudt: wat is hun verband? Onder welke noemer kun je ze samenvatten? Door je onderwerp zo visueel te benaderen, krijg je er meer inzicht in.

2) Doelstelling en vraagstelling formuleren

In de vorige les hebben we het tekstdoel besproken. Je zag: de tekst is een middel om een (hoger) doel mee te bereiken.

In de instructievideo hieronder lichten we dat, samenvattend, nog een keer toe:


3) Deelvragen formuleren

Je hebt een centrale vraag geformuleerd. Het doel ín je tekst is nu het beantwoorden van de centrale vraag. De hele tekst is erop gericht om de centrale vraag te beantwoorden. Dat antwoord is de conclusie van de tekst.

Het antwoord op de centrale vraag is je conclusie.

Je ziet: de centrale vraag bepaalt de inhoud van je tekst. Wat is er nodig om je centrale vraag te beantwoorden? Dat zullen antwoorden zijn op deelvragen. Je volgende stap is dus het formuleren van deelvragen die samen tot het antwoord op de centrale vraag leiden.

Bij het formuleren van je deelvragen is het zaak om kritisch te zijn. Heb je echt alle deelvragen te pakken die nodig zijn om de centrale vraag goed te beantwoorden? Niets over het hoofd gezien? En andersom: zijn al je deelvragen wel nodig om de centrale vraag te beantwoorden? Zo niet: onmiddellijk schrappen, hoe leuk of interessant ze misschien (voor jezelf!) ook zijn.

Een voorbeeld zal dit duidelijk maken:

[]

Centrale vraag Mogelijke deelvragen
Hoe kunnen we de productie-achterstand van afdeling X het beste inlopen? Hoe groot is de achterstand?
Waardoor is de achterstand veroorzaakt?
Wat is de huidige stand?
Welke oplossingen zijn er mogelijk?
Wat zijn voor- en nadelen van die oplossingen?

4) Informatie selecteren en ordenen

Nu je de eerste drie stappen hebt doorlopen, zal het verzamelen van informatie een stuk eenvoudiger zijn. Je komt niet meer in de verleiding om gewoon maar alles te verzamelen wat met je onderwerp te maken heeft. Je kunt nu immers gericht te werk gaan. Wat je nodig hebt, zijn antwoorden op je deelvragen. Alle andere mogelijk beschikbare informatie kun je nu zonder aarzelen achterwege laten.

Mis je informatie? Geen nood. Je bent nu bezig met het bepalen van je rapportstructuur en een eerste invulling. Aanvullen kan later altijd nog. Je weet in elk geval wát je mist en wáár deze informatie later een plaats krijgt.

Bekommer je in deze fase nog niet om prachtig geformuleerde zinnen, een sprankelende opening, originele woordkeus of andere stijlzaken. Het gaat er op dit moment om dat je de inhoud van je rapport globaal op papier krijgt. Je kunt in dit stadium ook in steekwoorden en bullets werken, als je dat prettig vindt.

5) De eerste opzet controleren

Na het doorlopen van stap vier heb je een globale eerste versie van je rapport. Je hebt informatie geselecteerd en geordend op basis van je deelvragen. In principe staat de inhoud nu op papier, in een eerste ruwe versie. Misschien heb je hier en daar nog hiaten, maar in grote lijnen staat het rapport nu op papier.

Nu is het tijd voor een eerste check. Je checkt je eerste versie op:

  1. relevantie en volledigheid;
  2. relatie tussen centrale vraag en conclusie (indien van toepassing);
  3. relatie tussen advies/aanbevelingen en hoger doel (indien van toepassing).

Hieronder lichten we deze drie controlemomenten toe:

Check op relevantie en volledigheid

  • Is je rapport volledig? Oftewel: bevat het alle noodzakelijke informatie om de centrale vraag te kunnen beantwoorden? Zo niet: aanvullen.
  • Is alles wat je hebt genoteerd, relevant? Oftewel: is alles wat je hebt genoteerd, wel nodig voor het beantwoorden van de centrale vraag? Zo niet: schrappen.

Check: sluiten centrale vraag en conclusie goed op elkaar aan?

Je zag al: de conclusie is het antwoord op de centrale vraag. Kijk dus nog eens naar de centrale vraag: sluit het antwoord (de conclusie) daar naadloos op aan?

Het is een veel gemaakte fout: een conclusie die niet (helemaal) aansluit op de centrale vraag. Er kunnen drie dingen mis gaan:

  1. De conclusie beantwoordt slechts een deel van de centrale vraag (versmalling).
  2. De conclusie doet meer dan alleen de centrale vraag beantwoorden (verbreding).
  3. De conclusie doet iets anders dan de centrale vraag beantwoorden (verandering).

Check: leidt advies/aanbevelingen tot het bereiken van het hoger doel?

Schrijf je een activerend rapport, met advies/aanbevelingen? In dat geval heb je nog een check te doen: namelijk of het advies ook leidt tot het bereiken van het hogere doel. Oftewel: als de lezer doet wat je hem/haar adviseert, draagt dat dan bij aan het bereiken van het hogere doel dat je met het rapport hebt?

6) Alinea’s uitwerken

Je hebt nu de eerste versie van je rapport gecontroleerd. Alles staat er in principe in, op de juiste plaats. Je rapport vormt een samenhangend geheel van vraag, antwoord en eventueel advies/aanbevelingen.

De grote lijn van je rapport staat daarmee stevig op papier. Nu is het tijd om de boel te gaan uitwerken. Van het grote geheel ga je nu inzoomen op de alinea’s. Je gaat de tekst dus uitwerken op alinea-niveau.

Hoe je een alinea opbouwt behandelen we later in deze cursus. Je leert dan hoe de alinea’s verband met elkaar houden, hoe je een alinea structureert en hoe je elke alinea prettig leesbaar maakt.

7) Structureer je tekst met metacommunicatie en signaalwoorden

Voor jou als schrijver is de structuur/opbouw van het rapport inmiddels heel helder. Maar vergeet niet dat de tekst voor je lezer nieuw zal zijn. Die moet maar afwachten wat er volgt.

Zelfs als een rapport heel gestructureerd is opgebouwd, kan het voor de lezer lastig zijn om de grote lijn direct te overzien. Bedenk maar hoe je je zelf als lezer soms door lange teksten heen moet worstelen… Juist. Een beetje hulp kan dus geen kwaad. Hoe meer overzicht je als lezer hebt binnen de tekst, hoe prettiger de leeservaring. Als schrijver draag je daar actief aan bij, door telkens aan te geven wat er volgt, waarom dat volgt, wat het onderlinge verband is. We noemen dat metacommunicatie. Ook het gebruik van zogeheten signaalwoorden helpt. Zie het als richtingaanwijzers binnen de tekst, die de lezer sturen. Op die manier neem je de lezer mee aan de hand door je tekst. Ook op dit onderwerp gaan we later in deze cursus uitgebreid in.

8) Schrijf de tweede versie, in stijl

Je hebt inmiddels een goed gestructureerd rapport. Alles staat erin, je hebt de benodigde informatie uitgewerkt in alinea’s en je hebt duidelijk gemaakt wat de onderlinge verbanden zijn.

Nu is het tijd voor de tweede versie van je rapport. In dit stadium mag je je gaan concentreren op de schrijfstijl. Je herschrijft nu de grove eerste versie van je rapport en maakt er een prettig leesbare tekst van.

We besteden in deze cursus een aparte module aan prettig leesbare tekst, met de nodige richtlijnen voor helder en bondig schrijven.

9) Schrijf de titels en tussenkoppen

De tweede versie van je rapport is klaar en de tekst zo goed als definitief. Dit is het moment om je te bekommeren om goede titels en koppen.

Ook op het schrijven van titels en koppen gaan we later dieper in. Voor nu houden we het bij 3 korte richtlijnen:

Een goede titel of (tussen)kop is:

  • informatief
  • eenduidig
  • bondig

10) Check je tekst op lay-out en typ- en spelfouten

De allerlaatste stap: een laatste controle. Loop je tekst nog eenmaal kritisch langs.

  • Klopt de lay-out?
  • Nergens lege pagina’s?
  • Strookt de inhoudsopgave met de paginanummers?
  • Staan in de inhoudsopgave de juiste titels en koppen?
  • Heb je eventuele afbeeldingen ingevoegd?
  • Zijn eventuele bijlagen toegevoegd?
  • Staan er geen typ- of spelfouten in je tekst?
  • Lopen alle zinnen goed?
  • Geen punten vergeten, of spaties te veel?

Samenvatting: stappenplan schriftelijk rapporteren

We vatten de tien stappen van het stappenplan rapporteren samen in een infographic. Je ziet de infographic hieronder, maar je kunt het Stappenplan rapporteren ook downloaden als pdf als je wilt.

Stappenplan rapporteren pag 1 Stappenplan rapporteren pag 2

 

Terug naar: Overtuigende rapporten > Module 1: De basis van schriftelijk rapporteren
Ga naar de bovenkant