Helderheid

Gestructureerd denken en schrijven

Waarom heb je als schrijver structuur nodig?

Als het gaat over heldere tekststructuur, dan gaat het vaak over de lezer. Een tekst met een heldere structuur bezorgt de lezer een prettige leeservaring. De lezer kan de hoofdboodschap dan snel vinden. Dat is inderdaad belangrijk.

Maar laten we ook even stilstaan bij de voordelen voor de schrijver. Daarover gaat de volgende video:

Helder schrijfproces

Structuur in het schrijfproces biedt een schrijver duidelijk voordelen:

Voordeel 1: Logisch nadenken

Structuur helpt je om logisch na te denken. En beter nadenken leidt tot beter onderbouwde ideeën.

Voordeel 2: Makkelijk en snel schrijven

Doordat de materie voor jezelf overzichtelijker wordt, kun je het ook duidelijker opschrijven. Schrijven kost daardoor minder tijd en je schrijfproces levert een veel betere tekst op.

Voordeel 3: Vertrouwen in tekstkwaliteit

Doordat je een vast gestructureerd denk- en schrijfproces volgt, weet je zeker dat je het goed doet. Een beproefd recept, waarbij je niet per ongeluk iets kunt overslaan.

Voordeel 4: De boodschap overbrengen

Doordat je een betere tekst schrijft, heb je veel meer invloed op hoe de boodschap bij je lezer overkomt. Je wilt immers graag dat de lezer de juiste conclusies trekt. Daar leid jij de lezer heen. Doe je dat niet, dan gaat de lezer zelf op zoek naar verbanden en dan zijn er drie risico’s:

1. De lezer trekt verkeerde conclusies en interpreteert je verhaal verkeerd.
2. De lezer kan het verband niet vinden en denkt dat je verhaal niet klopt.
3. De lezer is te veel tijd kwijt aan het zoeken en haakt daardoor af.

Een casus als voorbeeld

In de casus hieronder stelt een ambtenaar een rapportage op. Deze casus maakt duidelijk welke rol structuur speelt.

Een ambtenaar bij de gemeente heeft de speeltuinen en speeltoestellen in haar portefeuille. Ze heeft geconstateerd dat er op veel plaatsen sprake is van achterstallig onderhoud. Het vaste jaarlijkse onderhoudsbudget blijkt echter onvoldoende om de achterstanden weg te werken. Ze wil daarom adviseren om uit een reservefonds budget vrij te maken voor het noodzakelijke onderhoud. Ze vermoedt echter dat dit advies op weerstand zal stuiten. Extra geld vragen is lastig, er zijn meer aanvragen voor het reservefonds en de speeltoestellen staan niet bij iedereen hoog op de prioriteitenlijst.

Onze ambtenaar laat zich niet ontmoedigen, ze gaat aan de slag. Ze begint bij het begin: de rapportage die ze in januari heeft ontvangen over de onderhoudsstaat van alle speeltoestellen. Uit die rapportage blijkt dat de achterstand op diverse plekken zodanig is, dat er onveilige situaties ontstaan. Dat zou vragen kunnen oproepen: zag onze ambtenaar dat dan niet aankomen, kon ze niet eerder aan de bel trekken? Die vragen wil ze graag wegnemen. De slijtage kan veroorzaakt zijn door intensiever gebruik (bijvoorbeeld ten tijde van de coronacrisis). Het kan ook zo zijn dat een groot deel van de toestellen nu tegelijkertijd ‘op’ raakt; veel speellocaties zijn in dezelfde periode aangelegd. De rapportage is in elk geval afkomstig van een gerenommeerd onderzoeksbureau, wat de resultaten betrouwbaar maakt.

Het achterstallig onderhoud brengt ook risico’s met zich mee. Zo is er een risico op verder verval. Als bijvoorbeeld metalen toestellen niet tijdig een nieuwe verflaag krijgen, dan treedt er roest op en dat is schadelijk.

Verder beseft onze ambtenaar dat het belangrijk is om een concreet advies te doen. Wat is er precies nodig aan onderhoud, op welke locaties en wanneer en door welke marktpartij moet dat gebeuren?

Op basis van offertes schat ze vervolgens in hoe groot de benodigde investering is. Het gaat om een flink bedrag. Het lijkt haar belangrijk om dit bedrag goed te onderbouwen.

Ook wil ze de lezer meenemen in de ernst van de situatie, om zo de eventuele weerstand weg te nemen. Ze besluit met het belang van goed onderhouden speelplaatsen, ook voor de uitstraling van de gemeente: verloederde speeltuinen komen het imago van de gemeente immers niet ten goede en kunnen sneller als hangplek gaan fungeren.

Ze noteert de deelonderwerpen op een A4. Dat ziet er zo uit:

Structuur in het denkproces

De opzet van onze ambtenaar is nog niet gestructureerd. Ze heeft deelonderwerpen genoteerd die haar te binnen schoten, maar daarbij nog geen samenhang aangebracht. Als ze deze volgorde aanhoudt in haar tekst dan moet de lezer zelf de verschillende deelonderwerpen combineren en verbanden leggen. Dat wordt geen lekker leesbare tekst dus.

Het is belangrijk om al in het denkproces structuur aan te brengen. Dat helpt ook meteen om hoofd- en bijzaken te scheiden. Het begint met de belangrijkste vraag: wat is het advies? Gevolgd door de vraag: waarom? Het antwoord op de waarom-vraag vormt de onderbouwing. Daarna is er nog ruimte voor eventuele relevante achtergrondinformatie.

Onze ambtenaar maakt nu een nieuwe, gestructureerde opzet. Die kan er zo uitzien:

Hoe kom je aan structuur?

Als onze ambtenaar de tweede opzet gaat uitwerken, zal dat een logisch opgebouwde en prettig leesbare tekst opleveren. Je hebt dus nu gezien: structuur is niet alleen prettig voor je lezer, maar ook noodzakelijk voor jou als schrijver. Maar hoe kom je tot een goede structuur? Daarover gaat de volgende module.