Les 2: Je zakelijke mail afsluiten
Hoe sluit jij je mail af?
Dit zijn jullie reacties
Dit zijn jullie slotzinnen
Veel mensen hebben een of meer vaste zinnen waarmee ze hun (zakelijke) mail afsluiten. In de vorige les kon je insturen welke slotzin(nen) jij vaak gebruikt. Hier zie je wat anderen hebben ingestuurd:
Inzending Ilonka:
Ik hoor graag van u.
Inzending Martin:
met vriendelijke groet
Inzending Anoniem:
Ik hoop van u te horen.
Inzending Milo:
Heeft u nog vragen dan hoor ik het graag.
Inzending John2:
bedankt voor het lezen,
Inzending Bouchra:
Ik hoop dat ik u voldoende heb geïnformeerd
Inzending Anoniem:
Inzending Afra:
Graag verneem ik uw reactie
Wilt u binnen een week reageren
Inzending Anoniem:
Ik hoop u voldoende geïnformeerd te hebben
Inzending Mike:
Met vriendelijke groet,
De afsluiting: het belangrijkste moment van je mail
Er zijn natuurlijk veel verschillende slotzinnen. In de volgende les leer je welke afsluiting past bij welk soort mail (of brief). Maar laten we beginnen met het belangrijkste: elke mail of brief heeft een afsluiting nodig. Het is de plek waar de lezer en jij uit elkaar gaan. Het is misschien wel het belangrijkste moment in de communicatie tussen jou en je lezer(s). Waarom? Dat hoor je in de video:
De afsluiting van je zakelijke mail of brief
Een zakelijke mail (of brief) bestaat uit drie onderdelen:
- de inleiding
- de kern
- de afsluiting
Als je wilt dat je boodschap goed overkomt, dan moet je zorgen dat de drie onderdelen van je mail goed op elkaar aansluiten. Anders raak je de lezer kwijt. Een goede mailafsluiting moet dus passen bij de inleiding en de kern van je mail.
We bespreken de drie onderdelen hieronder kort en gaan dan door op de afsluiting.
De inleiding
Een mail of brief begint met een korte inleiding. De inleiding maakt duidelijk aan de lezer waarom hij deze tekst leest, wat hij mag verwachten en andersom: wat de schrijver van hem verwacht.
De inleiding bestaat uit één alinea.
Hieronder zie je een voorbeeld. In de linkerkolom zie je een voorbeeld van een inleiding, in de rechterkolom zie je van elke zin welke functie die heeft.
| Een inleiding in 3 zinnen | De functie van elke zin |
|---|---|
| Onlangs heeft u zich aangemeld voor de cursus Borstcrawl voor beginners. | Aanleiding: waarom ontvangt de lezer deze mail? |
| Deze mail is een bevestiging van uw aanvraag en informeert u over de vervolgstappen. | Opbouw: wat mag de lezer in deze mail verwachten? |
| Wilt u de mail goed doorlezen en het ons laten weten als er onjuistheden in staan? | Doel: wat wordt er van de lezer verwacht? |
De kern
Met de kern bedoelen we het middendeel van de mail.
De kern bevat de eigenlijke boodschap van de mail of brief. Hier geeft de schrijver alle informatie die nodig is om de boodschap goed over te brengen.
De kern is het grootste onderdeel van de mail en kan uit meerdere alinea’s bestaan.
De afsluiting
De afsluiting is het laatste deel van je mail of brief. Hier sluit je de boodschap af en zorg je dat je je doel bij je lezer bereikt.
In de afsluiting bied je jouw lezer alles wat nodig is om dat doel te bereiken. In de volgende lessen gaan we daar dieper op in.
De afsluiting bestaat, net als de inleiding, uit één alinea.
| Tekstdeel | Functie | Inhoud |
|---|---|---|
| Inleiding | De inleiding maakt duidelijk aan de lezer waarom hij deze tekst leest, wat hij mag verwachten en andersom: wat de schrijver van hem verwacht. | Aanleiding, doel en opbouw. |
| Kern | Het middendeel vormt de feitelijke inhoud. Hier brengt de schrijver de boodschap over. | Alle informatie die nodig is om de boodschap te bereiken. |
| Afsluiting | Het slot maakt duidelijk wat er van de lezer wordt verwacht en zorgt zo dat het tekstdoel wordt bereikt. | Benoemt het doel en hoe dit wordt bereikt. |
Inderdaad, de afsluiting herhaalt het tekstdoel. Zo zorg je als schrijver dat je lezer zeker weet wat de bedoeling is. Dit vergroot de kans dat je je tekstdoel bereikt.
De afsluiting herhaalt het tekstdoel, zodat de lezer zeker weet wat de bedoeling is. Dit vergroot de kans dat je je tekstdoel bereikt.
De bekendste afsluiting
Je hebt inmiddels al een aantal afsluitingen voorbij zien komen. In de volgende lessen leer je welke goed zijn en waarom. We beginnen met de bekendste afsluiting, die zeker niet de mooiste is… In de volgende les leer je wat er mis is met de klassieker Ik hoop u voldoende geïnformeerd te hebben.