Les 2: Je zakelijke mail afsluiten
Gratis voorbeeld
Hoe sluit jij je mail af?
Dit zijn jullie reacties
Dit zijn jullie slotzinnen
Veel mensen hebben een of meer vaste zinnen waarmee ze hun (zakelijke) mail afsluiten. In de vorige les kon je insturen welke slotzin(nen) jij vaak gebruikt. Hier zie je wat anderen hebben ingestuurd:
Inzending Ilonka:
Ik hoor graag van u.
Inzending Martin:
met vriendelijke groet
Inzending Anoniem:
Ik hoop van u te horen.
Inzending Milo:
Heeft u nog vragen dan hoor ik het graag.
Inzending John2:
bedankt voor het lezen,
Inzending Bouchra:
Ik hoop dat ik u voldoende heb geïnformeerd
Inzending Anoniem:
Graag verneem ik uw reactie
Inzending Afra:
Wilt u binnen een week reageren
Inzending Anoniem:
Ik hoop u voldoende geïnformeerd te hebben
Inzending Mike:
Met vriendelijke groet,
De afsluiting: het belangrijkste moment van je mail
Er zijn natuurlijk veel verschillende slotzinnen. In de volgende les leer je welke afsluiting past bij welk soort mail (of brief). Maar laten we beginnen met het belangrijkste: elke mail of brief heeft een afsluiting nodig. Het is de plek waar de lezer en jij uit elkaar gaan. Het is misschien wel het belangrijkste moment in de communicatie tussen jou en je lezer(s). Waarom? Dat hoor je in de video:
De afsluiting van je zakelijke mail of brief
Een zakelijke mail of brief bestaat uit drie onderdelen:
- de inleiding
- de kern
- de afsluiting
We bespreken ze hieronder kort en gaan dan door op de afsluiting.
De inleiding
Een mail of brief begint met een korte inleiding. De inleiding maakt duidelijk aan de lezer waarom hij deze tekst leest, wat hij mag verwachten en andersom: wat de schrijver van hem verwacht.
Hieronder zie je een voorbeeld. In de linkerkolom zie je een voorbeeld van een inleiding, in de rechterkolom zie je per zin welke functie die heeft in de inleiding:
| Onlangs heeft u zich aangemeld voor de cursus Borstcrawl voor beginners. | (Aanleiding: waarom ontvangt de lezer deze mail?) |
| Deze mail is een bevestiging van uw aanvraag en informeert u over de vervolgstappen. | (Opbouw: wat mag de lezer in deze mail verwachten?) |
| Wilt u de mail goed doorlezen en het ons laten weten als er onjuistheden in staan? | (Doel: wat wordt er van de lezer verwacht?) |
De kern
Met de kern wordt het middendeel van de mail of brief bedoeld. Dit is het grootste onderdeel. De inleiding en de afsluiting zijn relatief kort. Ze zijn in principe maar één alinea. De kern kan uit meer alinea’s bestaan.
De kern bevat de eigenlijke boodschap van de mail of brief. Hier geeft de schrijver alle informatie die nodig is om de boodschap goed over te brengen.
De afsluiting
De afsluiting is natuurlijk het laatste deel van de mail of brief. Hier rondt de schrijver de boodschap af. In de afsluiting zorgt de schrijver dat het doel van de mail (of brief) bereikt wordt. Daarom benoem je in de afsluiting van je mail dat doel en je biedt de lezer alles wat nodig is om dat doel te bereiken. Verderop gaan we daar dieper op in.
| Tekstdeel | Functie | Inhoud |
|---|---|---|
| Inleiding | De inleiding maakt duidelijk aan de lezer waarom hij deze tekst leest, wat hij mag verwachten en andersom: wat de schrijver van hem verwacht. | Aanleiding, doel en opbouw. |
| Kern | Het middendeel vormt de feitelijke inhoud. Hier brengt de schrijver de boodschap over. | Alle informatie die nodig is om de boodschap te bereiken. |
| Afsluiting | Het slot maakt duidelijk wat er van de lezer wordt verwacht en zorgt zo dat het tekstdoel wordt bereikt. | Benoemt het doel en hoe dit wordt bereikt. |
Inderdaad, de afsluiting herhaalt het tekstdoel. Zo zorg je als schrijver dat je lezer zeker weet wat de bedoeling is. Dit vergroot de kans dat je je tekstdoel bereikt.
De afsluiting herhaalt het tekstdoel, zodat de lezer zeker weet wat de bedoeling is. Dit vergroot de kans dat je je tekstdoel bereikt.
De bekendste afsluiting
Je hebt inmiddels al een aantal afsluitingen voorbij zien komen. In de volgende lessen leer je welke goed zijn en waarom. We beginnen met de bekendste afsluiting, die zeker niet de mooiste is… In de volgende les leer je wat er mis is met de klassieker Ik hoop u voldoende geïnformeerd te hebben.