Les 18: Een goede onderwerpregel schrijven

Gratis proefles

Je weet nu wat de functie is van de onderwerpregel. In deze les leer je hoe je een bondige, informatieve onderwerpregel schrijft. Bekijk nu eerst de introductievideo:

Nu volgen 7 tips voor een goede onderwerpregel:

1) Vat in een paar woorden samen waarover je e-mail gaat

De onderwerpregel geeft in enkele woorden aan wat de inhoud en bedoeling van de e-mail is. Oftewel: onderwerp en doel. Om die twee zaken in een paar woorden te vatten valt niet altijd mee. Probeer je te beperken tot de essentie. Telegramstijl is toegestaan.

Bijvoorbeeld:

Afspraak 13 november verzetten (Onderwerp: afspraak, doel: verzetten)

Informatieverzoek bhv-cursus (Onderwerp: bhv-cursus, doel: informatie krijgen)

Bevestiging reparatieverzoek (Onderwerp: reparatie, doel: bevestigen)

De onderwerpregel benoemt onderwerp en doel van de mail.

2) Wees alert op vage termen die te weinig zeggen: informatie, verzoek, bevestiging

Het is opvallend hoeveel e-mails er worden verstuurd met als onderwerp bijvoorbeeld verzoek, vraagje, informatie. Die termen zeggen nog nauwelijks iets. Wat voor vraag, waarover? Op zichzelf zijn deze woorden onvoldoende informatief. Ze zeggen wel iets over het doel van de e-mail, maar niets over het onderwerp.

Deze woorden kun je wel combineren met het onderwerp. Bijvoorbeeld:

  • Vraag over verlofuren 2015
  • Verzoek om restitutie abonnementsgeld
  • Informatie sluitingsdagen 2015

Merk daarbij op dat in het laatste voorbeeld het woord informatie eigenlijk weinig toevoegt!

3) Maak de onderwerpregel niet te lang

Een (te) lange onderwerpregel is niet aantrekkelijk. Probeer je dus echt te beperken tot de essentie; zo houd je het overzichtelijk en bespaar je de lezer tijd.

Onderwerp: bevestiging van uw deelname aan het jaarlijkse klantenpanel van Chocolala is vrij lang. Dat kan bondiger. Een beetje telegramstijl is daarbij toegestaan. Bijvoorbeeld:

Onderwerp: deelname klantenpanel Chocolala

Zelfs in een bondige onderwerpregel kun je veel informatie kwijt. Kijk maar naar de volgende voorbeelden:

  • Uitwaaien op Ameland | Zonvakantie Costa Brava | All inclusive Drenthe
  • Promoties Alarmsystemen, IP Camera’s, Spy Camera’s, Dummy Camera’s
  • Nieuwe berichten op mijn blog: camera’s en bewerkingsprogramma’s

Studie-opdracht:

Hieronder staan onderwerpregels die te lang zijn. Hoe kun je ze inkorten?

  1. 30% korting op nóg meer items + 10% extra korting op gestipte items voor Members
  2. Kerstvakantie in aantocht! Boek nu een weekend in de Kerstvakantie al vanaf € 199,-
  3. BELANGRIJK: Uw factuur van 28053 en productinformatie van Portecenter
  4. We werken onze voorwaarden en beleidsregels bij en introduceren Algemene informatie over privacy.
  5. Nog een paar foto’s die Simon heeft gemaakt afgelopen zondag
  6. Toegang tot uw persoonlijke account: Uw nieuwe wachtwoord

Hieronder vind je mogelijke inkortingen van de lange onderwerpregels.

  1. 30% korting of méér!
  2. Weekendje weg in de Kerstvakantie al vanaf € 199,-
  3. Uw factuur 28053
  4. Aanpassing voorwaarden en beleidsregels en Algemene informatie over privacy. (Daarmee verdient deze onderwerpregel nog steeds geen schoonheidsprijs. Dat komt doordat er in feite twee onderwerpen zijn die de zender onder de aandacht wil brengen. Een overkoepelend thema was beter geweest. Als dat er niet is, kun je beter twee e-mails schrijven.)
  5. Meer foto’s van Simon
  6. Uw nieuwe wachtwoord

4) Neem de moeite om Re: en Fw: te verwijderen

Bij het beantwoorden van een e-mail, verandert de onderwerpregel. Voor de oorspronkelijke tekst komt Re: te staan. Wat betekent: reply op het bericht…

Dat is natuurlijk best nuttig. De ontvanger ziet daaraan meteen dat je zijn of haar bericht beantwoordt.

Minder overzichtelijk wordt het, als de ontvanger vervolgens weer gaat antwoorden en daarna jij weer, enzovoort. Voor je het weet begint de onderwerpregel met 5 keer Re:. Daarmee verliest de onderwerpregel alle functie, want die biedt nu waarschijnlijk geen informatie meer over het onderwerp. Hooguit over de hoeveelheid mails die er heen en weer zijn gegaan.

Hetzelfde geldt voor het doorsturen (forwarden) van e-mail. In de onderwerpregel verschijnt nu Fw, als aanduiding dat de mail is doorgestuurd. Dat kan nuttig zijn, als je een e-mail eenmalig doorstuurt. Maar let erop dat de onderwerpregel geen bonte collectie Fw en Re wordt. Verwijder alles wat niet per se noodzakelijk is.

5) Controleer bij een antwoord of de onderwerpregel nog aansluit op de inhoud van de e-mail.

Deze tip heeft te maken met de vorige. Als je een mail beantwoordt, zal de onderwerpregel automatisch beginnen met Re:, gevolgd door wat de zender als onderwerp heeft opgegeven. Bij het beantwoorden van de mail is het goed om daar nog even naar te kijken. Dekt de onderwerpregel de lading nog?

6) Schrijf geen woorden of zinnen in hoofdletters, vet, onderstreept of in kleur, dat komt schreeuwerig over.

Onderwerp: Allen (!!!) VOOR 12 DEC aanmelden kerstborrel AJB!! 

Dit voorbeeld behoeft waarschijnlijk geen uitleg. Wist je dat er in Australië een keer een boekhoudster ontslagen is vanwege haar schreeuwerige manier van (intern) mailen? De werkgever droeg als argument aan dat het de werkverhouding verstoorde, net als wanneer een medewerker naast het bureau van collega’s zou gaan staan schreeuwen.

7) Verstuur nooit een e-mail zonder de onderwerpregel in te vullen.

De onderwerpregel is er niet voor niets. Ga voor de grap maar eens na hoe je zelf je inbox scant. Zie je wel, jij kijkt ook eerst naar de afzender en daarna naar het onderwerp. Wel zo prettig dus als dat is ingevuld!

Vraag:

Vraag:

Studie-opdracht:

Bekijk voor jezelf eens de onderwerpregels van de laatste 20 e-mails die je hebt verzonden. Kun je ze met de tips uit deze les nog bondiger en informatiever formuleren?

Heb je ook Persoonlijke feedback bij je cursus gekozen?

Pen bij persoonlijke feedback kopieDan volgt nu een les met een inzendopdracht, waarop je persoonlijke feedback ontvangt van de schrijftrainers van Zakelijk Schrijven.

Heb je geen Persoonlijke feedback gekozen? Dan ga je nu door naar de volgende theorieles. Of kies alsnog voor  Persoonlijke feedback.

Terug naar:Effectieve e-mails schrijven > Module 6: De onderwerpregel