Beeldvormende teksten

Format, uitleg, casus en uitwerking

Informerende memo's, nota's en rapporten

Soms schrijf je om informatie te delen. Je schrijft dan dus een informerende tekst. Het betreft een neutrale tekst, met geen enkel ander doel dan het overdragen van informatie.

Je kunt dit format gebruiken voor bijvoorbeeld een status-update, een inventarisatie, of wanneer je op eigen initiatief informatie wilt verstrekken.

Format voor informerend rapporteren

Hieronder zie je het format dat je kunt gebruiken voor informerende rapporten (of nota's, memo's, enzovoort). Je ziet de vaste opbouw met inleiding, middendeel (kern) en slot. Ook zie je welke vaste tekstonderdelen je gebruikt en op welke plek je dat doet. Daarna volgt een uitleg van het format plus een casus, ook weer met uitleg.

Alle lessen in deze module zijn op deze manier opgebouwd. In elke les staat een ander tekstmodel voor advies en beleid centraal, waarbij je telkens een format, uitleg en een casus krijgt.

Uitleg bij het format

1) Wat is relevante context?

Wat moet de lezer weten om deze tekst goed te kunnen begrijpen? Denk aan voorgeschiedenis, of bijvoorbeeld een situatieschets. Neem alleen die informatie op die nodig is voor een goed begrip van de tekst.

2) Wat is de aanleiding om te schrijven?

Bedenk dat de aanleiding altijd een concreet aanwijsbaar moment op de tijdlijn moet zijn. Wat gebeurde er, concreet, waardoor je nu zit te schrijven? De aanleiding kan dus nooit een volledige voorgeschiedenis zijn, of de beschrijving van een situatie. De aanleiding is ook niet het verzoek van een leidinggevende om iets op papier te zetten. Want daar had die leidinggevende natuurlijk ook een aanleiding voor. Denk daarom vanuit het perspectief van de lezer: wat is er gebeird waardoor die lezer nu deze tekst moet lezen?

3) Wat is het doel met en in de tekst?

Waarom schrijf je? Wat wil je bereiken (hoger doel met de tekst)? En hoe gaat jouw tekst daar als middel bijdragen? (tekstdoel in de tekst)?

4) Hoe is de tekst opgebouwd?

Zodra een rapport wat langer wordt, is het goed om in de inleiding iets te zeggen over de opbouw. Een echt omvangrijk rapport krijgt natuurlijk ook een inhoudsopgave.

5) Informatie

In de kern komt de informatie waar het rapport om draait. Afhankelijk van het onderwerpen kun je kiezen in welke volgorde je de informatie presenteert. Bijvoorbeeld:

• chronologisch (in volgorde van tijd: wat gebeurde er eerst, wat gebeurde er daarna?);
• thematisch (per deelonderwerp geordend, wat bij elkaar hoort staat bij elkaar);
• geografisch (informatie staat per bepaalde plek/locatie bij elkaar);
• methodisch (je verdeelt de informatie naar de stappen in het onderzoek/proces).

Tip: kies eerst je manier van ordenen (chronologisch, of thematisch, of geografisch, of methodisch). Werk vervolgens binnen die methode telkens van algemeen naar gedetailleerd. Begin dus telkens met de grote lijn, waarna je meer op details kunt ingaan.

6) Motivering

Afhankelijk van het onderwerp en een eventuele voorgeschiedenis, kun je ervoor kiezen om bij de informatie die je verstrekt, ook een motivering op te nemen.

Zorg in elk geval dat je motivering goed te onderscheiden is van de informatie zelf. Daar kun je bijvoorbeeld typografische elementen (zoals cursivering) voor gebruiken.

Gebruik daarnaast ook voldoende signaalwoorden om aan te geven wat het verband is tussen informatie en motivering (om die reden, namelijk, daarom, immers…). (In module 4 gaan we dieper in op het gebruik van signaalwoorden.)

5a en 6a) Informatie en motivering

Het kan zijn dat er na de meest belangrijke informatie, meer informatie is die je wilt verstrekken. In dat geval orden je de verschillende delen dus naar belangrijkheid. Volg verder de stappen zoals bij 4 en 5.

7) Consequenties

Wanneer je alle relevante informatie hebt verstrekt, kun je aandacht besteden aan de consequenties. Bijvoorbeeld als je lezers informeert over een maatregel of besluit; je geeft dan ook aan wat hiervan de consequenties zijn.

Formuleer consequenties zo exact mogelijk. Wees concreet in aanduidingen van tijd, hoeveelheid, enzovoort.

Dus niet: 

Over enige tijd verwachten we de eerste effecten te merken.

Wel: 

Binnen een half jaar zijn alle afdelingen van het gebouw voorzien van een desinfecterende cabine bij de ingang.

Casus voor een informerende tekst

Uitwerking van de casus

Wat komt er in de inleiding?

In de inleiding noem je de aanleiding, en dat is altijd een concreet moment. In dit geval dus de stijging van het aantal klachten.

Het tweede wat in de inleiding komt, is het doel dat je hebt met en in de tekst. Met de tekst wil je een beeld geven van de speelruimte die in de gemeente Lommerrijk beschikbaar is voor kinderen. Daartoe ga je in het rapport inventariseren wat er precies waar beschikbaar is.

Ten slotte vertel je in de inleiding hoe de tekst is opgebouwd. (Dat kun je afleiden uit de rest van het ingevulde format.)

Wat komt er in het middendeel (de kern)?

Informatie

Voor dit rapport lijkt een geografische ordening van de gegevens erg handig. Je wilt immers ook aangeven wáár de verschillende speelgelegenheden zich bevinden. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om per wijk te kijken wat er beschikbaar is.

Bepaal (en motiveer) dan de volgorde waarin je die wijken bespreekt. In de gemeente L hebben alle wijken een letter; in dat geval kun je dus kiezen om eerst wijk A te bespreken, dan wijk B enz. Voeg een kaartje bij met de afbakening van de wijken!

Je inventarisatie per wijk kun je geven op volgorde van grootte van de speelruimte. Je motivering daarvoor kan zijn dat je zo snel kunt zien of er veel of weinig speelgelegenheid is in de besproken wijk. Handig: ook een kaartje waarop de speelplekken aangegeven staan! Van iedere speelplek geef je niet alleen aan waar die plek zich precies bevindt en hoeveel vierkante meter die beslaat, maar ook hoeveel en welke attributen beschikbaar zijn voor de kinderen. Je informatie wordt dan steeds gedetailleerder.

Consequenties

De beschrijving van de verschillende speelmogelijkheden zal niet zo gauw leiden tot consequenties.

(Had je in de kern toch een deelvraag gewijd aan het aantal gezinnen met jonge kinderen per wijk, dan zou je hier kunnen aangeven hoe de verhoudingen liggen tussen aantal kinderen en hoeveelheid speelruimte.)

Wat komt er in het slot?

Wat is hier de belangrijkste informatie in een notendop?

Je kunt bijvoorbeeld per wijk aangeven hoeveel grotere en hoeveel kleinere speelplekken er zijn. Definieer wel wat ‘groot’ mag heten en wat ‘kleiner’ is of ‘klein’.

Heb je de leerdoelen van deze les bereikt?

• Je kent het format voor een informerende tekst.

• Je begrijpt hoe je de tekstonderdelen van een informerende tekst gebruikt.

• Je kunt een informerende beleids- of adviestekst schrijven volgens het format.