De korte versie

Een zelfstandig leesbaar verhaal

Een lang verhaal kort

Wanneer en hoe schrijf je de samenvatting? Daarover gaat de volgende video.

Is een samenvatting nodig?

en samenvatting is niet verplicht. Bij een kort verslagje zal een samenvatting niet nodig zijn. Maar bij een lang en complex rapport is een samenvatting bijna onmisbaar. Er is geen harde regel voor. Maar bij een rapport van vijf pagina’s of meer is een samenvatting wel prettig voor de lezer.

Hoe lang is de samenvatting?

Hoe lang je samenvatting moet zijn, hangt af van je rapport. De samenvatting behandelt de rode draad van je rapport. Hoe langer en complexer het rapport, hoe langer de samenvatting. Verderop in deze les zie je welke onderdelen in de samenvatting moeten terugkomen.

Vooraan of achteraan?

Lange tijd was het gebruikelijk om een rapport af te sluiten met een samenvatting. De laatste jaren is dat echter veranderd. Steeds vaker zien we nu de samenvatting vooraan. De samenvatting komt dan vóór de inleiding.

Wanneer schrijf je de samenvatting?

Tegenwoordig staat de samenvatting bijna altijd vooraan het rapport. Maar dat betekent niet dat je de samenvatting ook als eerste schrijft. Het is beter om de samenvatting pas te schrijven als je de rest van het rapport af hebt. Pas dan heb je echt overzicht.

De samenvatting is altijd een zelfstandig leesbaar verhaal.

Waar of niet?

Richtlijnen voor de samenvatting

Net als voor veel andere tekstonderdelen geldt: de samenvatting schrijf je niet voor je eigen plezier, maar voor dat van je lezer(s). Dat blijft een belangrijk uitgangspunt. Bij het schrijven van de samenvatting zul je je dus moeten verplaatsen in de lezer: wat wil de lezer terugzien in de samenvatting? Bedenk daarbij dat ‘terugzien’ waarschijnlijk niet het juiste woord is. Want de lezer begint waarschijnlijk met de samenvatting, voordat hij/zij de rest van het rapport leest.

Hieronder zetten we de richtlijnen voor de samenvatting op een rij.

Zelfstandig leesbaar

De samenvatting moet zelfstandig leesbaar zijn. Oftewel: het moet mogelijk zijn om de samenvatting te lezen (en begrijpen), zonder de rest van de tekst te lezen.

Geen nieuwe informatie

De samenvatting mag geen nieuwe informatie bevatten. Alles wat in de samenvatting staat, moet dus ook in de tekst behandeld zijn. Wie alles gelezen, kan de samenvatting ook overslaan en diegene mist dan niks.

Breed publiek

De samenvatting moet leesbaar zijn voor een breed publiek. Een samenvatting kan worden gebruikt voor andere lezers, op een later moment of buiten de organisatie. Denk aan een bericht in een nieuwsbrief of op de website. Of aan een archieffunctie. Of de voorbereiding van een overleg met externen. Zorg daarom dat de samenvatting leesbaar is voor een breed publiek. Vermijd zaken als jargon en verwijzingen naar andere (interne) documenten.

In verhouding

Je tekst bestaat uit een inleiding, middendeel (kern) en slot. Het middendeel is verreweg het grootst, de inleiding is relatief kort en het slot ook. De kern, waarin alle deelvragen worden behandeld, neemt bijna alle ruimte in. Dat zie je niet terug in de samenvatting. In de samenvatting krijgen inleiding, kern en slot ongeveer evenveel ruimte. Dat is eigenlijk ook logisch: de lezer van de samenvatting wil weten: wat is het doel, de centrale vraag, de conclusie, eventueel het advies?

Een (chrono)logische volgorde

De samenvatting krijgt een logische volgorde. Vaak zal dat chronologisch zijn: er was een probleem, er werden oplossingen vergeleken, daaruit volgt een advies. Daarbij hoeft de samenvatting niet per se de volgorde van de tekst te volgen, maar dat is wel gebruikelijk. Het belangrijkste is dat de samenvatting een logisch verhaal vormt.

Verwijzingen

In de samenvatting horen geen technische details, voorbeelden, achtergronden. Wel mag je daarnaar verwijzen: je noemt dan het betreffende hoofdstuk of bijvoorbeeld een bijlage.

Wat neem je op in de samenvatting?

De samenvatting biedt de lezer als het ware een verkorte tour langs de tekst. Wie de samenvatting leest, weet waarover de tekst gaat, wat het doel is en wat de uitkomsten zijn.

De samenvatting doet dat zo kort en bondig mogelijk. Details, voorbeelden en achtergronden blijven daarom achterwege. Die kan de lezer in de oorspronkelijke tekst vinden.

Niet zelden is de samenvatting trouwens het enige onderdeel van de tekst dat gelezen wordt… Moet je er dan maar zo veel mogelijk informatie in proppen? Nee, maar wel de juiste informatie.

Wat is de juiste informatie? Dat zijn alle gebruikte vaste tekstonderdelen, in hun samenhang. Samen vormen ze de essentie van het verhaal.

Praktijkopdracht

Ben je op dit moment bezig met een beleids- of adviestekst? Schrijf dan nu de samenvatting bij die tekst. Houd je daarbij aan de richtlijnen uit deze les.

Heb je de leerdoelen van deze les bereikt?

• Je kent de richtlijnen voor de samenvatting.

• Je hebt inzicht in de informatiebehoefte van jouw doelgroep.

• Je kunt je tekst doelgroepgericht samenvatten.