Les 10: De afsluiting

De slotalinea

De laatste alinea van de brief noemen we de afsluiting. Deze alinea is bedoeld om het doel van je brief kernachtig samen te vatten. Bedenk dat (een deel van) de informatie waarschijnlijk nieuw was voor de lezer. Het kan dus geen kwaad om je doel aan het eind van de brief nog even te benadrukken. Dat vergroot de kans aanzienlijk dat je brief zijn doel bereikt.

De Stichting Kinderpostzegels die haar inleiding opende met de zin Wat fijn dat u donateur bent geworden van de Stichting Kinderpostzegels Nederland, schrijft als afsluitende alinea:

En de belastinginspecteur van wie we lazen dat we vóór 1 april aangifte moesten doen, herhaalt dat in de laatste alinea:

Het is niet altijd nodig om het doel van de brief te herhalen aan het eind. Of dat doel is niet zo eenvoudig samen te vatten. Veel brieven eindigen daarom met te vertellen hoe de lezer meer informatie kan krijgen over het onderwerp. Bij een brief van SNS bijvoorbeeld waarin iemand een nieuw wachtwoord krijgt, hoeft dat doel niet herhaald te worden. Maar het kan wel zijn dat de lezer problemen krijgt als hij dat nieuwe wachtwoord wil gebruiken. Daarom is het goed om af te sluiten met de mededeling waar die lezer dan terecht kan:

Let op: in de slotalinea mag geen nieuwe informatie meer komen. Kinderpostzegels vertelt niet in die laatste alinea ‘O, trouwens…we starten binnenkort een nieuw project; daar kunt u ook aan meedoen’. De belastinginspecteur waarschuwt niet dat je misschien ook vermogensbelasing moet betalen.

Afsluitende zin

Net als de eerste zin, stelt ook de slotzin sommige schrijvers voor problemen. Vroeger werden brieven afgesloten met erg formele formuleringen als:

• Hopende u hiermede van dienst te zijn, verblijf ik…
• In afwachting van uw reactie, teken ik…

Dit soort slotzinnen wordt nog wel af en toe gebruikt. Maar over het algemeen worden ze niet meer zo gewaardeerd. We vinden ze te ouderwets, te formeel, archaïsch.

Beter is het om met een modernere zin te eindigen, ook al klinkt dat nog steeds wat formeel.

Goede standaardzinnen voor de afsluiting van een zakelijke brief zijn bijvoorbeeld:

• Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest.
• Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.
• Ik dank u bij voorbaat vriendelijk voor uw moeite.
• We hopen u hiermee een passende aanbieding te doen.

De afsluitende groet

Na de slotalinea volgt de afsluitende groet. Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en).

Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of  Met hoogachting.

Ook de belastinginspecteur stuurt ons gewoon een vriendelijke groet:

Zelfs een zeer formele notarisbrief eindigt ermee:

De ondertekening

Direct onder de slotgroet begint de ondertekening. Over het algemeen komt eerst de handtekening van degene die de brief heeft geschreven. Daaronder staat zijn/haar naam getypt. (De meeste handtekeningen zijn immers niet goed leesbaar.) Onder de naam volgt de functie. Bijvoorbeeld:

Komt de brief van meerdere mensen? Dan kan het zo:

Toelichting:

Deze brief komt van een Personal Banking Team. Dan is het goed om een persoonlijke ondertekening te hebben. Boodschap: deze drie mensen staan voor u klaar! Wordt de groep te groot, dan kan het ook zo:

Een enkele keer wordt boven de handtekening eerst het bedrijf genoemd:

Boven de handtekening kun je ook eventueel aanvullende informatie kwijt. Bijvoorbeeld wanneer je ondertekent namens iemand anders.

Bijvoorbeeld:

• Namens de heer Carl Jensen ten Hout
• i.o. (in opdracht)
• b.a. (bij afwezigheid)

Onder de brief over de Aafje-pas staat noodgedwongen geen handtekening, want hij komt van het team. Maar soms staat er ook helemaal geen aanduiding van een persoon of afdeling. Dat doet natuurlijk minder prettig aan, want het staat erg onpersoonlijk. Daarom voegde ABN AMRO het volgende zinnetje toe:

Heb je ook Persoonlijke feedback bij je cursus gekozen?

Dan volgt nu een les met een inzendopdracht, waarop je persoonlijke feedback ontvangt van de schrijftrainers van Zakelijk Schrijven.

Heb je geen Persoonlijke feedback gekozen? Dan ga je nu door naar de volgende theorieles. Of kies alsnog voor  Persoonlijke feedback.