Les 10: De afsluiting van de e-mail

Free Preview

Alle drie de onderdelen van de e-mail hebben hun eigen functie. De inleiding helpt je lezer op weg in je e-mail. De kern bevat de eigenlijke boodschap, met alle benodigde informatie. Het slot van de e-mail is de plaats om duidelijk aan te geven wat je van de lezer verwacht. Hier sluit je dus weer aan op het tekstdoel, dat je in de inleiding hebt gepresenteerd. De volgende video legt dat uit:


De afsluiting van je e-mail is de plek waar de lezer en jij als het ware uit elkaar gaan. Wat wil je de lezer meegeven?

Slot van je mail: tekstdoel bereiken

Je schrijft je mail met een doel. De lezer moet iets weten, iets vinden of iets doen. Het is belangrijk dat het slot van je mail daar goed op aansluit. In het slot van je mail moet het tekstdoel bereikt worden. Zorg daarom altijd, dat je afsluitende zin goed past bij je tekstdoel!

Hieronder een aantal voorbeelden:

  • Ik zou het fijn vinden als je mijn vraag wilt beantwoorden.
  • Ik kijk uit naar uw offerte.
  • Ik hoop hiermee uw vraag beantwoord te hebben.
  • Ik kijk uit naar een succesvolle samenwerking! 

Voorbeeldmail

Beste Mike,

Heel erg bedankt voor je snelle antwoord op mijn vraag naar jullie beschikbare data. Op basis van jouw antwoord heb ik een aangepast schema gemaakt, met daarin alle bijeenkomsten voor het multidisciplinaire team. Wil je nog even kijken naar deze aanpassingen?

Ik heb twee nieuwe data voor september in optie gezet: 15 september (middag) en 22 september (middag) voor het gehele team (inclusief administratieve ondersteuning).

Tevens heb ik dinsdag 30 september geruild voor maandag 29 september. De data in december die ik reeds had doorgegeven (1 en 4 dec) worden verplaatst naar 2015.

Ook heb ik ervoor gezorgd dat er nog één hele serie in 2015 plaatsvindt, voor collega’s die niet op korte termijn kunnen in verband met volle agenda’s.

Het totale aangepaste schema stuur ik als bijlage mee.

Nou, het was weer even puzzelen, maar hopelijk hebben we het hiermee rond. Bevestig je mij nog even of alle aanpassingen akkoord zijn voor jouw team? Dan kunnen wij de locatie gaan reserveren en verdere voorbereidingen treffen. Alvast dank.

Uitleg bij het voorbeeld

Deze e-mail bevat een effectieve slotalinea. De schrijver begint de afsluiting informeel, passend bij de verstandhouding (Nou, het was weer even puzzelen). Daarna volgt meteen het duidelijk geformuleerde verzoek: de schrijver vraagt de lezer om een bevestiging van de aangepaste data. De schrijver legt ook nog even uit waarom die bevestiging belangrijk is (locatie reserveren en verdere voorbereidingen treffen). De schrijver eindigt ten slotte met dank.

Studie-opdracht:

Bekijk vijf recente eigen e-mails. Noteer voor jezelf voor elk van de e-mails:

  • Welk doel had je met de e-mail?
  • Wat was je concrete verwachting/wens dat de lezer na lezing van je e-mail zou doen?
  • Heb je dat in het slot van je e-mail benoemd?
  • Kun je voor elke van deze e-mails ook aangeven of die het gewenste effect had?

Pas op met vrijblijvende afsluitingen.

Een zin als “Mocht u nog vragen hebben, dan beantwoord ik die graag” klinkt mooi als afsluiting. Maar zal weinig effectief zijn als je een mail stuurt aan de loodgieter omdat er zo snel mogelijk een lekkend toilet gerepareerd moet worden.

De afsluiting van je e-mail is het slot van je boodschap. De afsluiting verwijst dus altijd naar de inhoud van je e-mail.

De afsluiting van je e-mail kan bijvoorbeeld zijn:

  • een samenvatting van de boodschap;
  • een verzoek om actie;
  • een bedankje.

Nog enkele voorbeelden van afsluiting van een e-mail:

  • Graag hoor ik welke datum jullie uitkomt. Alvast dank voor jullie reactie.
  • Ik hoop dat u met deze e-mail voldoende informatie heeft om een offerte op te stellen. Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik dat graag.
  • Graag verzorgen wij uw payrolling. Als u van onze dienstverlening gebruik wilt maken, kunt u de offerte eenvoudig per e-mail bevestigen.

Vraag:

Heb je ook Persoonlijke feedback bij je cursus gekozen?

Pen bij persoonlijke feedback kopieDan volgt nu een les met een inzendopdracht, waarop je persoonlijke feedback ontvangt van de schrijftrainers van Zakelijk Schrijven.

Heb je geen Persoonlijke feedback gekozen? Dan ga je nu door naar de volgende theorieles. Of kies alsnog voor  Persoonlijke feedback.

Terug naar: Zakelijke e-mails schrijven > Module 2: Opbouw van de e-mail
Ga naar de bovenkant