Afsluiting zakelijke mail of brief
Dit artikel delen met je netwerk?
Zo schrijf je een passend slot voor een zakelijke mail of brief
Een zakelijke mail of brief wil je correct en passend afsluiten. Wat zijn goede slotzinnen voor je zakelijke mail of zakelijke brief? Hoe activeer je je lezer?
Het slot van je zakelijke mail of brief is een belangrijk moment. Hier neem je afscheid van je lezer en dan wil je je doel met je tekst bereikt hebben. Hoe doe je dat? Hier in het Kenniscentrum Zakelijk schrijven vind je alles wat je nodig hebt. Heldere uitleg, video tutorials, handige standaardzinnen, oefenvragen en praktische tips.
Afsluiting zakelijke mail of brief
Kenniscentrum Zakelijk schrijven
Actuele onderwerpen:
Uitleg: afsluiting zakelijke mail of brief
Je doel bereiken met je zakelijke mail of brief
Een zakelijke mail (of brief) schrijf je met een doel: je wilt iets bereiken bij je lezer(s). Effectief mailen helpt om je doel direct te bereiken, zonder heen en weer mailen. Een goede afsluiting begint dus met voor jezelf bepalen wat je doel is met je mail.
Informeren of activeren?
De twee meest voorkomende tekstdoelen zijn informeren en activeren. Als je een informerende mail schrijft dan wil je dat je lezer iets weet, na het lezen van jouw mail. Als je een activerende mail schrijft, dan wil je dat de lezer iets gaat doen na het lezen van jouw mail. Dat is een belangrijk verschil!
Waar gaat het mis?
Vaak zien we dat er veel heen en weer gemaild wordt. De boodschap komt niet goed aan, de lezer doet niet wat je vraagt. Herkenbaar? Het probleem zit bijna altijd in het tekstdoel en de mailafsluiting (of briefafsluiting). Voor effectieve communicatie is het belangrijk dat je in je slotzin duidelijk bent over wat je van de lezer verwacht. Moet de lezer iets doen? Schrijf dan een activerende mailafsluiting waarin je dat duidelijk aangeeft.
De lezer activeren
Een activerende mailafsluiting herhaalt samenvattend de gewenste actie. Veel lezers lezen haastig en daardoor slordig. De meeste aandacht geven ze aan het begin en het slot van je mail of brief. Daarom is het belangrijk dat daar duidelijk staat wat de bedoeling is. Wil je de lezer activeren, benoem die actie dan in de afsluiting van je mail of brief.
Stappenplan: zo sluit je je zakelijke mail of brief goed af
- Bepaal je tekstdoel: moet de lezer iets weten, vinden of doen?
- Maak het concreet: wát moet je lezer weten, vinden of doen?
- Herhaal dit tekstdoel samenvattend aan het einde van je mail of brief.
- Check: draagt de afsluiting bij aan het bereiken van je tekstdoel?
Een voorbeeld:
Norah werkt voor een middelgrote gemeente. Ze schrijft een brief aan een inwoner met een uitkering. Ze heeft aanvullende informatie van deze inwoner nodig.
- Norahs tekstdoel is activeren: de lezer moet iets doen.
- Concreet: de inwoner moet aanvullende informatie aanleveren.
- Norah vat dit samen: Wilt u mij de deze documenten per mail toesturen?
- Norah maakt het slot nog effectiever: Deze documenten zijn nodig om uw aanvraag te beoordelen; wilt u ze per mail naar mij toesturen?
| Wat wil je bereiken? | Wat is een effectieve afsluiting? | Bijvoorbeeld |
|---|---|---|
| De lezer moet iets weten | Schrijf een informerende afsluiting | Bel me gerust als je nog vragen hebt. |
| De lezer moet iets vinden | Schrijf een beïnvloedende afsluiting | Hartelijk dank voor je begrip. |
| De lezer moet iets doen | Schrijf een activerende afsluiting | Graag ontvang ik voor 1 mei jouw feedback. |
Videotutorial
Wat is er mis met deze klassieke afsluiting van de mail?
Voorbeelden
Standaardzinnen voor de afsluiting van een zakelijke mail of brief:
Dit zie je:
De voorbeeldzinnen passen bij verschillende tekstdoelen. Sommige horen bij een informerende mail of brief. Andere slotzinnen zijn activerend of beïnvloedend. Het is belangrijk dat je een slotzin kiest die past bij het doel van je mail of brief.
