Elke twee weken versturen we een schrijftip. Hieronder zie je een selectie van onze tips voor het schrijven van goede zakelijke teksten.
Wil je de Schrijftips ook tweewekelijks gratis in je inbox? Meld je dan nu aan!
[linkedin_share style=”none”]
Omdat of doordat? In deze schrijftip leggen we uit welk woord je wanneer gebruikt.
We krijgen vaak de vraag wat nou precies het verschil is tussen omdat en doordat.
Een voorbeeld laat zien in welke situaties er verwarring kan ontstaan. Kijk maar eens naar de volgende zin, uit een adviesrapport:
[Het kredietrisico is toegenomen.] Dat komt omdat de inkomsten van partij X lager uitvielen dan gepland.
Een van onze cursisten vroeg ons of hij het woord omdat hier juist gebruikte. Een goede vraag. Omdat mag hier wel gebruikt worden, maar veel mensen zullen het niet mooi of netjes vinden. Doordat is hier beter. Maar waarom?
Reden en oorzaak
De woorden omdat en doordat lijken erg op elkaar. Niet alleen klinken ze bijna hetzelfde, ook hun functie/betekenis ligt dicht bij elkaar. Toch is er een (subtiel) verschil. Beide woorden geven aan dat er een oorzaak volgt voor iets wat eerder is gezegd. Bijvoorbeeld:
– Ik kwam te laat op mijn werk, omdat/doordat ik een lekke band had.
– Ik ben al de hele dag een beetje suf, omdat/doordat ik gisteren te laat naar bed ben gegaan.
Omdat kan net wat meer. Het geeft ook een motivatie aan.
In sommige zinnen kun je alleen omdat gebruiken. Omdat heeft ook de betekenis van reden, motivatie, drijfveer. Kijk maar naar de volgende zin:
Ik wil niet naar buiten, omdat het regent.
Dat is een prima zin. Maar in deze zin kun je omdat niet vervangen door doordat. Kijk maar:
Ik wil niet naar buiten, doordat het regent.
In deze zin is de regen de motivatie voor mij om binnen te blijven. Dat is meer dan alleen een reden.
De overeenkomst tussen omdat en doordat is dus dat beide woorden een oorzaak aanduiden. Omdat kan bovendien een reden, motivatie of drijfveer aankondigen; doordat doet dat niet.
Dat komt omdat…
Volgens de boekjes is Dat komt omdat… toegestaan. Maar de meeste mensen keuren deze constructie af. Voor hun gevoel klopt de constructie niet. Dat heeft natuurlijk te maken met dat subtiele betekenisverschil. Dat komt doordat… geeft een reden, een verklaring. Daarom past doordat er goed bij. Dat komt omdat… klinkt tegenstrijdig, omdat Dat komt… een reden/verklaring suggereert en omdat een motivatie.
Zet de kern vooraan. Een schrijftip over heldere zinsbouw.
Ken je dat, van die eindeloos lange zinnen, waarin je moet zoeken naar de boodschap? We noemen ze ook wel “hijgzinnen”: je bent al buiten adem voordat je bij de kern van het verhaal bent.
Hieronder zie je een voorbeeld:
Namens mijn collega Maurits van Herreweghe en de mede organiserende partijen Balchus Grimm Zinkstra Advocaten en ABC Legal & Tax heb ik het genoegen om u uit te nodigen voor onze jaarlijkse netwerkbijeenkomst.
De zin is lang en vooral: het duurt lang voor we bij de kern komen. De kernboodschap is de uitnodiging voor de netwerkbijeenkomst. Die staat helemaal achteraan.
Beter is het om de zin met de kernboodschap te beginnen. De rest van de informatie kan daarop volgen. Dat mag in dezelfde zin, of in een aparte zin.
Bijvoorbeeld:
Graag nodig ik u uit voor onze jaarlijkse netwerkbijeenkomst. Wij organiseren deze netwerkbijeenkomst in samenwerking met… enzovoort. (De collega mag mee vermeld worden in de ondertekening).
Je ziet: beginnen met de kernboodschappen levert een heldere, prettige zin op.
De gebiedende wijs correct gebruiken. Een schrijftip met praktijkvoorbeeld.
Hieronder zie je een bericht van Ikea. In de tekst gaat nogal wat mis. Bijvoorbeeld in de spelling van de samenstellingen. Maar wij concentreren ons voor deze Schrijftip op de aansporing “Wordt lid”. Wat gaat daar mis?
Voorbeeld bij Tips Zakelijk Schrijven: Ikea Family en de gebiedende wijs.
Zo’n aansporing noemen we ook wel de gebiedende wijs. En de gebiedende wijs spel je altijd precies hetzelfde als de ik-vorm van het werkwoord. Dus:
Ik breng.
Breng uw afval naar de container.
In het Ikea-voorbeeld gaat dat de eerste keer dus mis en de tweede keer goed. Kijk maar:
Wordt lid: klopt niet, want het is Ik word.
Krijg meer: klopt wel, want het is Ik krijg.
Uitzondering
Er is trouwens één uitzondering op deze regel en dat is het werkwoord zijn. We zeggen immers:
Ik ben
Maar we zeggen niet:
“Ben niet bang”.
In plaats daarvan zeggen we: “Wees niet bang”.
Als of dan? De regels op een rij.
Wanneer gebruik je als/dan?
Veel taalgebruikers vergissen zich nog weleens met deze twee kleine woordjes, die qua betekenis erg dicht bij elkaar liggen. Daarom wijden we er een Schrijftip aan.
Dan gebruiken we na een overtreffende trap. De beide onderdelen van de vergelijking zijn niet gelijkwaardig, de een overtreft de ander.
Kijk maar naar de voorbeelden:
• Hij is sterker dan zijn broer.
• Hij is minder sterk dan zijn broer.
• Parijs is een minder aantrekkelijke bestemming voor een city trip dan Rome.
We gebruiken dan ook na de woorden: anders, andere en ander. Dat zie je hieronder:
• Het gaat anders dan u wellicht gewend bent.
• Anders dan zijn broer, houdt Arthur niet van squashen.
• Dit zijn andere stoelen dan we thuis hebben.
Als gebruiken we in een vergelijking tussen twee zaken die gelijkwaardig zijn. Dus na een woord als: even, zo, of net zo.
Kijk maar:
• Hij is even sterk als zijn broer.
• Hij is net zo groot als zijn broer.
• Parijs is net zo’n mooie bestemming voor een city trip als Rome.
• Hij is even fanatiek bij het squashen als zijn collega Arthur.
Merk op dat de keuze voor als of dan dus bepaald wordt door het woordje dat eraan voorafgaat! Dat is belangrijker dan de betekenis, oftewel: belangrijker dan of er sprake is van een overtreffende trap.
Dat verklaart de volgende voorbeelden, waarin we als gebruiken vanwege het woordje zo:
• Hij is niet half zo sterk als zijn broer.
• Hij verdient vier keer zo veel als zijn broer.
• Hij is lang niet zo sterk als zijn broer.
De boodschap verpakken? Een schrijftip over directe communicatie.
Soms zeg je iets liever niet. Bijvoorbeeld dat je een bepaald project niet binnen de afgesproken tijd kunt afronden, een product niet kunt leveren, of aan een verzoek niet wilt voldoen. In zo’n geval heb je misschien de neiging om de boodschap een beetje te verpakken. Het slechte nieuws te verhullen.
Tijdens schrijftrainingen krijgen we vaak de vraag: mag je de boodschap ‘verpakken’, of moet je altijd helder, direct en to the point zijn?
Ik maak dan graag de vergelijking met een cadeau. Een mooie verpakking is leuk. Veel beter dan een niet-ingepakt cadeau. Maar een flauwe surprise gaat te ver. Ken je ze, die grappen van vroeger? Een ingepakte doos, in een doos, in een doos, in een doos, in een doos… met op de bodem een briefje: ‘Zoek in de schuur.’ En dat wil je met je tekst dus niet…
D of t? Waarom spellen op woordbeeld niet altijd werkt.
Het is waarschijnlijk de meest gemaakte spelfout én de grootste onzekerheid van veel schrijvers: d of t?
Veel werkwoorden spellen we correct op basis van ons woordbeeld. We weten hoe een werkwoord eruit moet zien. Slechts weinig mensen zullen schrijven: ‘men parkeerd’ (in plaats van ‘men parkeert’). Dat ziet er te raar uit.
Werkwoordspelling vinden we pas lastig als het woordbeeld ons niet meer kan kan helpen. Dat is het geval bij werkwoorden die op verschillende manieren geschreven kunnen worden. Een spellingcontrole biedt dan doorgaans ook geen uitkomst meer.
Denk aan:
– gebeurt/gebeurd
– betaalt/betaald
– verkeert/verkeerd
De verschillen in spelling geven ook een betekenisverschil aan.
Gebeurt schrijven we met een t achter de stam (gebeur + t). Dat hoort bij de tegenwoordige tijd.
Gebeurd is een voltooid deelwoord. Er komt nu een d achter de stam, omdat de laatste letter van de stam niet voorkomt in ‘t kofschip.
Tangconstructies. En hoe je ze oplost.
Het is een klassieke schrijffout: de tangconstructie. Oftewel, een zin waarin zaken die bij elkaar horen, niet bij elkaar staan. Dat leest onprettig en maakt de zin onduidelijk.
Een tangconstructie vermijd je door bij elkaar te zetten wat bij elkaar hoort: delen van een werkwoord, hulp- en hoofdwerkwoord, of lidwoord en zelfstandig naamwoord. We geven van alledrie een voorbeeld. Eerst lees je een zin met tangconstructie, vervolgens geven we aan hoe het beter kan.
Houd het werkwoord heel
Kijk eens naar deze voorbeeldzin:
In Leiderdorp vond het nationale tafelvoetbalontbijt, dat sinds 2011 al in totaal in zes verschillende gemeenten is georganiseerd, plaats.
Plaatsvinden is hier het werkwoord. We noemen dit een scheidbaar samengesteld werkwoord: er kunnen andere woorden tussen de delen van het werkwoord geplaatst worden. Maar in de voorbeeldzin is de afstand tussen de delen van het werkwoord natuurlijk te groot, waardoor de zin onprettig leest.
Beter zou zijn: In Leiderdorp vond het nationale tafelvoetbalontbijt plaats, dat sinds 2011 …
Houd hulp- en hoofdwerkwoord bij elkaar
Hier zie je nog een voorbeeld:
Hij heeft op basis van de input die alle afdelingen aan het begin van de maand hebben aangeleverd een analyse van de verkoopcijfers opgesteld.
In deze zin horen de werkwoorden heeft + opgesteld bij elkaar. Maar er is veel informatie tussengekomen. De zin leest prettiger als hulp- en hoofdwerkwoord bij elkaar blijven.
Bijvoorbeeld: Hij heeft een analyse opgesteld van de verkoopcijfers, op basis van …
Houd het lidwoord dicht bij het zelfstandig naamwoord
Nog een voorbeeld:
De achttien al sinds maart openstaande facturen lijken niet meer inbaar.
Bij het lidwoord (de) hoort een zelfstandig naamwoord (facturen). Ook in dit voorbeeld is er nodeloos veel afstand.
Beter zou bijvoorbeeld zijn: De achttien facturen die al sinds maart openstaan …
Je ziet: de tangconstructies los je op, door bij elkaar te zetten wat bij elkaar hoort.
Gemengde doelgroep? In deze Schrijftip lees je hoe je een gemengde doelgroep benadert.
Wie een zakelijke tekst schrijft, doet dat meestal niet speciaal voor zijn/haar eigen plezier. We schrijven, omdat we iets moeten mededelen, of iets willen bereiken bij de lezer(s). Daarom schrijven we doelgroepgericht, want het gaat ons om het effect op de lezer. We houden die lezer dus in ons achterhoofd tijdens het schrijven.
Maar wat nu, als onze tekst bedoeld is voor heel veel verschillende lezers? Oftewel: wat te doen als we schrijven voor een gemengde doelgroep? Dan zijn er twee mogelijkheden:
1) One size fits all: al die verschillende lezers krijgen allemaal dezelfde tekst.
2) Differentiëren: je verdeelt de doelgroep in deelgroepen en die krijgen een aangepaste tekst.
Welke mogelijkheid is de beste? Dat hangt af van… juist, de doelgroep. Maar de regel is simpel: differentiëren is alleen echt nodig als er binnen de doelgroep verschillende belangen leven.
Een voorbeeld:
Stel, je werkt bij een grote zorginstelling. Er is het een en ander veranderd binnen de horeca. Patiënten, bezoekers en medewerkers moeten hiervan op de hoogte worden gesteld. Je hebt dan te maken met een gemengde doelgroep, waarbinnen verschillende belangen leven. Bezoekers zullen andere eisen stellen aan de horeca dan medewerkers, om maar wat te noemen. In dit geval kies je dus voor differentiatie: een aangepaste brief voor patiënten, bezoekers en medewerkers.
Kies je one size fits all? Houd dan de volgende vuistregel aan: richt je op de lezer met het laagste niveau. Dus: de lezer binnen die gemengde doelgroep die het laagst opgeleid is en/of de lezer met de minste voorkennis van het onderwerp. Bedenk: een ‘te toegankelijke’ tekst bestaat niet, maar een ontoegankelijke tekst zal de lezers storen.
Kun je spelfouten voorkomen? 5 tips.
Nooit meer een spelfoutje in je tekst? Dat is voor de meesten van ons niet haalbaar. Maar: bijna iedereen kan het aantal spelfouten in zijn/haar definitieve tekst wel verminderen!
In deze Schrijftip: 5 tips voor minder spelfouten.
1) Cliché: je tekst even laten rusten en er later met een frisse blik nog eens kritisch naar kijken.
2) Nog beter: als je de tijd hebt (en hulpvaardige collega’s), laat je tekst dan ook door een ander nalezen. We blijken immers allemaal deels blind voor onze eigen fouten.
3) Veel lezen helpt ook. Want hoe meer je leest, hoe sterker je woordbeeld. Onbewust weet je dus hoe woorden eruit moeten zien.
4) Ken je Beterspellen.nl al? Daar kun je dagelijks oefenen met een spellingvraag. Wees gewaarschuwd: dankzij de statistieken is het tamelijk verslavend…
5) Tot slot: zelfkennis is het halve werk! Weet je zelf hoe het ervoor staat met je spellingtalent? Tip: doe onze gratis online spellingtests. Je ziet meteen je score!
Los of aan elkaar? In deze Schrijftip de regels op een rij.
Het is waarschijnlijk de meest gemaakte spelfout: spaties in een samenstelling. Daarom in deze Schrijftip nog even de belangrijkste regels op een rij voor los of aan elkaar. We beginnen met een voorbeeld (met dank aan Signalering Onjuist Spatiegebruik):
Voorbeeld bij Tips Zakelijk Schrijven voor samenstellingen (met dank aan Signalering Onjuist Spatiegebruik).
Samenstelling: aan elkaar
Wat kun je in deze winkel kopen? Kunstschilders, materialen en lijsten? De ideale winkel voor een schilderij op maat en naar wens: kies zelf de kleuren en materialen en koop er een kunstschilder bij om de kunstwerk te laten fabriceren… Want dat is wat er letterlijk staat. Waarschijnlijk zal er bedoeld zijn: kunstschildermaterialen. Oftewel: materialen voor kunstschilders. We noemen dat een samenstelling: twee zelfstandige woorden die zelf een nieuw woord vormen. In het Nederlands schrijven we samenstellingen aan elkaar.
Woordgroepen: met een spatie
Woordgroepen schrijven we los, dus met spaties ertussen. Bijvoorbeeld: huis aan huis, twee onder een kap.
Verbindingsstreepje
Soms verbinden we woorden met een streepje ertussen:
– Een verbindingsstreepje is verplicht tussen een samenstelling die uit twee gelijke delen bestaat, bijvoorbeeld: zwart-wit.
– Een verbindingsstreepje mag je gebruiken als het woord anders lastig leesbaar is. Denk aan klassiekers als het parallel-element en het massa-gebed.
– Een verbindingsstreepje mag ook gebruikt worden in een samenstelling waarvan het eerste deel een naam is, zoals Android-tablet.
De regels zijn dus:
In het Nederlands schrijven we samenstellingen aan elkaar.
Woordgroepen krijgen een spatie tussen de delen.
Een verbindingsstreepje is verplicht tussen twee gelijke delen.
Een verbindingsstreepje is toegestaan voor de leesbaarheid van het woord.
Een verbindingsstreepje is toegestaan als de samenstelling begint met een naam.
Je schrijfdoel. En hoe dat de inhoud van je tekst bepaalt.
Wat doe je als je een (zakelijke) tekst moet schrijven? De meeste mensen beginnen gewoon, met de eerste zin. De rest volgt vanzelf (als het meezit, soms kost het moeite). Al schrijvend ordenen ze hun gedachten.
Gewoon maar beginnen is niet de handigste aanpak. Op die manier ben je vaak nog lang bezig met (her)structureren. Ben jij ook vaak aan het knippen, plakken en verplaatsen? Pas dan deze schrijftip eens toe en merk dat het schrijfproces veel soepeler kan!
De eerste stap voor iedere tekst: bedenk wat je tekstdoel is. Wat wil je met je tekst bereiken? Wat wil je dat er bij de lezer gebeurt? Wil je informatie overdragen? Wil je de mening van de lezer beïnvloeden? Of wil je dat de lezer iets gaat doen? Dat is de belangrijkste vraag en die zou je jezelf moeten stellen voordat je gaat schrijven.
Het tekstdoel bepaalt welke informatie je in je tekst opneemt.
In een informatieve tekst hoort alleen feitelijke informatie te staan. Wil je echt alleen informeren? Sluit je tekst dan niet af met een actiepunt of verzoek. Daarmee zet je de lezer op het verkeerde been. De kans is klein dat de lezer zal doen wat je voor ogen hebt. Niet omdat hij niet wil, maar omdat je verzoek niet helder meer zal aankomen.
In een overtuigende (of: beïnvloedende) tekst speelt argumentatie een belangrijke rol. Stel die dus centraal in je structuur. Zet je argumenten bij elkaar en zorg voor een logische volgorde en onderlinge samenhang.
In een activerende tekst staat de actie of het verzoek centraal. Presenteer dus meteen waar het om gaat. Zo weet de lezer wat er van hem of haar wordt verwacht. Controleer ook of je alle informatie geeft die de lezer nodig heeft om aan je verzoek gehoor te geven. En leid de lezer niet af van de gewenste actie met een overdaad aan informatie. Kijk kritisch: is alle informatie die je in de tekst opneemt echt nodig om je doel te bereiken? Zo niet: schrappen!
Bij het begin beginnen? Een schrijftip over chronologie.
De meeste mensen schrijven chronologisch: van het begin naar het eind. Ze starten met wat voorgeschiedenis, beschrijven wat er vervolgens gebeurde en volgen in hun tekst de gebeurtenissen in de tijd.
Een bewuste keuze is dat meestal niet. Hooguit is het de makkelijkste manier van schrijven, omdat de schrijver zijn geheugen kan raadplegen door terug te gaan in de tijd.
Een chronologisch opgebouwde tekst werkt soms heel goed, maar lang niet altijd. Althans, voor zakelijke tekstsoorten.
Voor een detective bijvoorbeeld is de chronologische aanpak wel vaak de beste: het verhaal vertelt eerst hoe het lijk werd gevonden, vervolgens hoe de detective wordt ingeschakeld, dan welke aanknopingspunten die ziet. Vervolgens worden die lijntjes gevolgd, ze lopen op niks uit, volgende lijntje wordt gevolgd en uiteindelijk lezen we hoe de detective de dader ontmaskert.
Voor een zakelijke tekst als bijvoorbeeld een rapport levert de chronologische aanpak een keurige maar wel wat saaie tekst op: de schrijver begint met een stukje achtergrond/voorgeschiedenis, er wordt een probleem/wens gesignaleerd, vervolgens lezen we hoe er opdracht is gegeven om een oplossing te bedenken, hoe er een plan van aanpak wordt ontwikkeld, we lezen wat er allemaal is onderzocht, welke mogelijkheden er zijn, hoe die zijn afgewogen (en deels verworpen) en belanden uiteindelijk bij de conclusie/oplossing.
Een belangrijke vraag voor de schrijver moet zijn: welk belang heeft de informatie voor de lezer? Wat wil de lezer (eerst) weten? Die lezer wil misschien wel vooral weten welke oplossing er mogelijk is. Om vervolgens pas te willen weten hoe de schrijver tot die oplossing is gekomen, enzovoort.
Tip: experimenteer eens met volgorde. Dat levert vaak verassend heldere en leesbare teksten op. Houd daarbij altijd de lezer in gedachten: wat wil die (eerst) weten?
Schrijven is schrappen. In deze schrijftip leggen we uit wat je kunt schrappen.
Het is misschien wel de bekendste schrijfregel: “schrijven is schrappen”. En dat klinkt ook logisch, in een tijd waarin iedereen roept om korte en bondige teksten (want we hebben het druk en er komt zo veel informatie op ons af…).
De regel kent dus bijna iedereen. Maar hoe pas je de regel toe? Wat kan of moet je dan schrappen? Daar wordt het al lastiger. Daarom geven we in deze Schrijftip vijf tips voor het schrappen:
1) Schrap werkwoorden. Daarmee wordt je tekst niet alleen bondiger, maar ook stelliger. Vergelijk maar:
Dit najaar willen we gaan starten met het aanbieden van nieuwe cursussen.
Dit najaar bieden we nieuwe cursussen aan.
De tweede zin telt drie werkwoorden minder; een veel sterkere zin.
2) Schrap woorden die niets nieuws toevoegen. Denk aan constructies als “de genomen beslissing”. Natuurlijk is die beslissing genomen, anders was het geen beslissing (maar een idee, een voorstel, of wat dan ook).
3) Schrap dubbele informatie. Soms zie je herhaling of dubbeling niet, omdat je andere woorden hebt gebruikt, terwijl je inhoudelijk gewoon informatie herhaalt. Kijk maar naar dit voorbeeld:
Omdat we verwachten dat de markt zal aantrekken, anticiperen we op de mogelijkheid dat er zich meer cursisten zullen melden.
De hoofdzin en de bijzin zeggen grofweg hetzelfde (en hebben dus onterecht een causaal verband gekregen met het woordje omdat, maar dat is weer een ander verhaal dat we bewaren voor een volgende Schrijftip).
4) Schrap nodeloze informatie. Veel schrijvers hebben de neiging om voor de volledigheid maar alles te noteren wat ze over het onderwerp weten. Is dat voor de lezer interessant? Vaak niet. Denk vanuit het perspectief van de lezer: wat wil/moet die weten?
5) Schrap vage termen die weinig toevoegen. Denk aan termen als: op korte termijn, heel wat, enige tijd… Je zult merken dat je tekst opfrist naarmate je minder van deze termen gebruikt.